Campos del Archivo de Empresas
Video tutorial: Cómo crear una empresa.
Los parámetros de los campos del archivo de empresas del software de gestion QFACWIN permiten configurar la forma en que se comporta el programa de facturacion en cada empresa y sus particularidades.
DATOS EMPRESA
El CÓDIGO no ha de exceder de 3 dígitos ni debe coincidir con el nombre de ninguna otra empresa.
El PERIODO indica el ejercicio que contiene la empresa. Es un campo a efectos descriptivos. Puede crearse una empresa para cada ejercicio fiscal aunque no es necesario y por lo general resulta más práctico para estadísticas, listados y consultas tener los datos de facturación de distintos ejercicios en la misma empresa. Depende del volumen de datos que tenga y de sus preferencias (si quiere empezar la numeraciones cada año o mantenerlas correlativas durante varios años, etc.). Si tiene mucho volumen de datos, al crear una nueva empresa en cada ejercicio (ejemplo A00, A01, etc.), se consigue una mayor velocidad (los archivos tienen menos datos) y unos archivos más actualizados (por ejemplo, si un artículo está descatalogado y ya no volverá a estar disponible, podremos darlo de baja en el ejercicio actual ya que no tiene facturas).
Los datos de la empresa tales como el nombre, la dirección, el teléfono, el NIF, la web, el e-mail y el logo se imprimen en los documentos de compras y ventas en el formato por defecto que utiliza el programa. Puede modificar el formato de impresión de los documentos con el diseñador de formularios.
Si utilizará el módulo FACTURAE para generar y firmar facturas en formato facturae es muy importante cumplimentar correctamente todos los datos fiscales tanto en el caso de ser persona física como persona jurídica. Si es persona física (profesionales y autónomos) debe marcar la casilla Persona física e indicar nombre y apellidos en las casillas correspondientes. En la pestaña Facturae podrá configurar la firma digital de las facturae.
Si utilizará alguno de los módulos que conectan con el servicio web de empresas de transporte también debe llenar correctamente los datos de contacto. En la ficha del transportista, en la pestaña Datos(2) se obtienen los datos del remitente de lo indicado en la empresa.
UTILIZAR ARCHIVOS DE OTRAS EMPRESAS: Utilice este campo para indicar que la empresa que está creando no tendrá archivos maestros propios (clientes, artículos, proveedores, etc) y en su lugar utilizará los de la empresa que le indiquemos. Esta opción se utilizaba para gestionar varias tiendas online que compartían los mismos productos pero con el módulo para gestionar 5 tiendas ya no es necesaria. Se mantiene para conservar datos de ejercicios anteriores.
En este caso, la empresa A01 sería la propietaria de los archivos maestros (utilizaría los suyos propios y por tanto tendría este campo en blanco) y la empresa B01 utilizararía los de la empresa A01. Aunque el proceso es transparente al usuario, cuando hacemos cualquier cambio en estos archivos desde la empresa B01, realmente se realiza en los archivos de la empresa A01 puesto que la empresa B01 no los tiene y utiliza los de la A01.
No utilice este campo para empresas correspondientes a distintos periodos de facturación (en este caso es mejor utilizar la Copia de archivos maestros que aparece después de crear la empresa).
NO COMPARTA EL ARCHIVO DE ARTÍCULOS CON EMPRESAS DE DIFERENTES MONEDAS PUESTO QUE LOS PRECIOS Y TARIFAS NO SERÁN LOS MISMOS.
El campo de utilizar archivos de otra empresa no se puede modificar una vez creada la empresa.
Si en esta empresa trabajará con recargo de equivalencia, debe marcar la casilla correspondiente. Si la empresa tiene marcado RE, se marcará por defecto en la suite del proveedor al añadir un nuevo proveedor.
Si su empresa se ha acogido al Régimen de IVA de caja debe marcar la casilla correspondiente. Con este campo marcado, al añadir una factura de venta o compra, quedará marcada por defecto como IVA de Caja de cara a hacer las declaraciones de IVA según los cobros y pagos.
En las facturas emitidas, se debe añadir el literal 'RÉGIMEN ESPECIAL de criterio de Caja'. Para ello hay que modificar el diseño de impresión de facturas con el diseñador (Configurar-> diseñar facturas) añadiendo un campo de texto.
Si la empresa no está sujeta al régimen de IVA de caja, pero tiene clientes o proveedores sujetos, se debe marcar el cliente o proveedor con el campo 'IVA de caja' a efectos de que sus facturas consten como IVA de caja y liquidarlo de este modo. Esto representa una gran complicación puesto que aunque la empresa no esté sujeta a este régimen se debe declarar el IVA de estas facturas según los cobros/pagos.
Marque la casilla CONTROL DE STOCK para activar el control de stock de la empresa. El programa llevará el cálculo del stock actual de la empresa a partir de los datos de compras, ventas y movimientos de almacén. Los archivos de almacenes y movimientos de almacén, el listado de movimientos de artículos y el proceso de recalcular stock quedan desactivados en las empresas que no tengan control de stock.
Atención: si se activa el control de stock mediante modificación de los datos de la empresa, cuando ésta ya tiene datos, debe ejecutarse el proceso de recalcular stock en el menú de Utilidades con la empresa abierta.
COMPOSICIÓN DE ARTÍCULOS: Se utiliza para los casos en los que un artículo está compuesto de otros y queremos. Permite llevar el control de stock y definir la forma en que, al vender un artículo compuesto, se descuente del stock los artículos que lo componen. Cuando se activa esta opción, en el mantenimiento de artículos se visualiza la pestaña de definición de composiciones para indicar artículo por artículo de qué otros artículos está compuesto.
Ejemplo: el artículo A se compone de 2 artículos B y 1 artículo C. Al vender un artículo A el programa descontaría 2 unidades del artículo B y una del artículo C.
DETALLAR COMPOSICIONES EN VENTAS: Se utiliza para detallar las descripciones de los componentes de la composición de los artículos compuestos en las líneas de detalle de los documentos de ventas sin indicar su precio. En las líneas de detalle aparece el artículo compuesto con todos los datos y en las líneas siguientes se detalla la descripción de los componentes.
MOSTRAR PRECIO COMPONENTES: Si se activa, en el desglose de los componentes se añade el PVP de cada componente.
DIAS DE PAGO y MES SIN PAGO: Si la empresa tiene asignado algún día de pago o algún mes sin pago deben congnarse aquí. Los vencimientos de facturas de compras se calculan en función de la forma de pago y estos días de pago.
Atención: si se activa la composición de artículos mediante modificación de los datos de la empresa, cuando ésta ya tiene datos, debe ejecutarse el proceso de recalcular stock una vez definidas las composiciones en el archivo de artículos.
ACTUALIZAR PRECIOS DE COMPRA: Si está activado, el precio de compra se actualizará automáticamente al introducir albaranes o facturas de compra. Al calcular tarifas basadas en un % sobre el precio de compra el programa comprobará si dicha tarifa tiene el IVA incluido y lo calculará añadiéndolo al precio de venta. Para evitar incorrecciones cuando se introducen o modifican albaranes o facturas antiguos, el precio de compra sólo se actualiza si la fecha del albaran o factura es mayor o igual que la fecha de la última compra del artículo. Al marcar esta opción se añade un campo al final de las líneas de albaranes y facturas de compra que permite indicar que en una compra, para ese artículo concreto (por ejemplo si el proveedor ha hecho una oferta) no se debe actualizar el precio de compra.
MONEDAS: Seleccione la moneda con la que trabajará la empresa y opcionalmente la segunda moneda. Las monedas deben existir en el archivo de monedas.
Si selecciona una segunda moneda podrá imprimir en los pedidos, albaranes o documentos de envío y facturas el contravalor en esta segunda moneda según el cambio indicado en el menú Configurar-> Monedas.
Por ejemplo: si trabaja en euros o en pesos, puede que le interese imprimir en sus facturas de venta el total en dólares o introducir las compras en dólares.
Al tener una segunda moneda seleccionada se activan también en facturas los campos que permiten imprimir una factura en una moneda distinta de la principal (código moneda y cambio). Las facturas que tengan el código de moneda lleno, se recalculan con el cambio indicado en cada una de ellas antes de imprimirse. Este recálculo afecta sólo a la impresión ya que la factura se mantiene grabada en la moneda principal.
El campo Compras en divisas posibilita la introducción de documentos de compra en una divisa distinta y el programa lo convierte a la moneda principal. Para ello se activa el campo moneda en proveedores y los campos de divisa y la columna precio en divisa en pedidos, albaranes y facturas de compra.
Cuando se selecciona el proveedor en un documento de compra (pedidos, albaranes y facturas de compra) el programa traspasa el código de moneda indicado en el proveedor al documento y busca el cambio a la moneda principal en el registro de la moneda de la compra en la tabla de monedas. Por ejemplo si la moneda principal es EUR y la moneda de la compra es USD, el programa busca en USD el cambio a euros (1 dólar USD vale xxxx euros EUR).
La moneda se puede cambiar o quitar directamente en el documento.
Si no existe el cambio o es antiguo, puede indicarse directamente en el campo Cambio del documento.
Cuando se introduce el precio en divisa de un artículo en la línea de detalle, el programa calculará el precio del artículo en la moneda principal aplicando este cambio y hará los cálculos habituales.
Al calcular el total y grabar los recibos, se calculan también los Totales en divisa tanto del documento como de cada recibo.
El precio de compra se actualiza en la moneda principal (es el calculado con el precio de compra en divisa).
La contabilización de la factura y del pago se hacen en la moneda principal.
DECIMALES EN PRECIOS, IMPORTES Y TOTALES: Puede establecer el número de decimales separadamente. Para importes y totales admite hasta cuatro decimales y para precios hasta 5.
PREFERENCIAS
SERIES DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA:
Las series de facturación se añaden modificando la empresa. Si se entra consultando la empresa la pantalla es distinta y no muestra las opciones para añadir o borrar series.
Serie principal de facturación. Ponga el literal de la serie principal (el que saldrá por defecto al añadir una factura) de facturas de esta empresa. Ejemplo si la numeración para esta empresa es F-1, F-2, F-3, etc. ponga F- en este campo.
Puede dejarlo en blanco si no quiere utilizar series de facturación (serie en blanco).
Serie de facturas rectificativas. Ponga el literal de la serie que se utilizara para las facturas rectificativas (abonos). Si se pone la misma serie para facturas y para facturas rectificativas, estas saldrán correlativamente con las otras.
En modificaciones puede crear series de facturación nuevas para esta empresa o borrar series existentes mediante los botones Crear serie y Borrar serie.
Al borrar una serie NO SE BORRAN las facturas existentes. Simplemente no puede utilizarse más la serie borrada en esta empresa (salvo que se vuelva a crear).
Facturación electrónica: Al marcar esta casilla, cada vez que se añade o modifica una factura se genera su PDF en la carpeta FacturasPDF de la empresa \xxx\FacturasPDF, de manera que se mantiene un archivo de facturación electrónica en la carpeta FacturasPDF de cada empresa. Esta opción está desactivada por defecto ya que, una vez impresas se consideran emitidas y solo se pueden modificar datos de cobro, transporte y campos auxiliares. Encontrará más información en el apartado Gestión de facturas.
Puede indicar una serie y un almacén por defecto para un usuario. Esto permite diferenciar la facturación usando la misma empresa de QFACWIN. Por ejemplo, si la misma empresa dispone de dos locales, los usuarios que trabajan en un local podrían trabajar con la serie y el almacén correspondientes a su local de modo que se pueda diferenciar la facturación de cada local y el stock de su almacén.
FORMATOS DE IMPRESIÓN:
Aquí se indican los formatos de impresión personalizados que se utilizaran por defecto para esta empresa, el número de copias y si el programa debe imprimir después de hacer una alta (crearla) o una modificación. Si no se indica ningún formato, se imprimirán en el formato estándar del programa.
Por defecto el programa utiliza un formato que incorpora los datos de la empresa indicados en la pestaña Datos de empresa. Los formatos de impresión pueden modificarse o crearse de nuevo con el diseñador de formularios.
Puede seleccionar el formato de cada documento pulsando el botón Buscar.
Puede modificar el formato indicado directamente desde esta pantalla pulsando el botón Editar.
Si pulsa el botón editar se abrirá el diseñador con el formato abierto. Si no hay ningún formato indicado, se abrirá el diseñador sin ningún formato abierto.
Seleccione los formatos de impresión que se utilizarán por defecto en esta empresa para imprimir presupuestos, pedidos, albaranes, albaranes para el transportista, etiquetas de transporte, facturas, recibos, pedidos a proveedores y albaranes de proveedores, las etiquetas de artículos y las altas de RMA (artículos devueltos en garantía). Para las etiquetas de artículos puede marcar la casilla si sólo desea imprimir las etiquetas de los artículos que tengan número de serie autogenerados.
Aquí debe indicar el formato de facturas por defecto. Puede asignar formatos de impresión específicos para cada serie de facturación en el menú Configurar -> Numeraciones empresa.
Los formatos de impresión de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas pueden especificarse también a nivel de cliente incluyéndolos la ficha del cliente.
De esta forma, puede tener formatos de impresión específicos para un cliente determinado independientemente del formato general que se aplique a todos los clientes de la empresa. También puede especificar el formato de etiquetas de transporte a nivel de transportista incluyéndolo en la ficha del transportista, independientemente del formato que se aplique por defecto.
Puede configurar el número de copias de los documentos y si deben imprimirse en altas y/o en modificaciones. Hay que tener en cuenta que las facturas, una vez emitidas (impresas) ya no se pueden modificar ni imprimir como borrador, salvo cobros y campos adicionales. Encontrará más información en el apartado Gestión de facturas.
TARIFAS Y CONSOLIDACIÓN
Si su empresa trabaja con IVA incluido, indique las tarifas que llevan el IVA incluido. Puede tener tarifas con IVA incluido para clientes finales, para la tienda virtual y tarifas normales sin el IVA para distribuidores, etc.
Tarifa clientes por defecto: Por defecto el programa utiliza la tarifa 0. Si desea utilizar otra tarifa distinta, indíquela en este campo.
En presupuestos, pedidos, albaranes y facturas cuando se aplica una tarifa con IVA incluido, se calcula la base imponible en función del total mediante la fórmula Base = Total / 1,xx siendo xx el porcentaje del IVA.
En estos casos, el diseño de la factura o ticket debe incluir un literal de IVA incluido y normalmente no se imprime la base imponible.
EMPRESAS A CONSOLIDAR:
Muchos listados, liquidaciones y estadísticas permiten consolidarse con varias empresas (incluir los datos de varias empresas). Indique aquí las empresas relacionadas con la que esta editando para que en estos listados ya aparezcan seleccionadas por defecto. Pueden cambiarse en cada listado pero resulta más cómodo que ya vengan incluidas.
Por ejemplo: Si utiliza dos empresas la A00 para facturación nacional y la B00 para facturación internacional sin IVA, indique en la empresa A00 que se consolidara con la B00. Cuando pida estadísticas, liquidaciones, etc de la empresa A00, incluirán también por defecto los datos de la empresa B00.
Al activar el módulo para gestionar 5 tiendas de Internet en esta pantalla se muestra la opción para indicar a qué configuración del conector corresponde cada tienda seleccionándola del desplegable. Una vez asignadas, se activan los campos en artículos y categorías y en las pantallas para actualizar la tienda y bajar pedidos. Encontrará información acerca del módulo 5 tiendas en el blog de QFACWIN.
En esta pantalla definiremos los parámetros del e-mail para esta empresa. Cada empresa de QFACWIN puede disponer de su propia dirección independientemente de si en preferencias se ha definido una dirección general para el programa. Puede utilizar una sola dirección de correo electrónico para todos los envíos desde el programa si la configura únicamente en Preferencias. El e-mail también se puede configurar a nivel de usuario. Si un usuario tiene definido su e-mail enviará los correos con su dirección independientemente de la definida en la empresa o en preferencias.
Datos del correo electrónico para enviar e-mails. Cada empresa puede enviar e-mail con su propia dirección de correo. Si se deja en blanco se enviarán los e-mails con la dirección general especificada para el programa en Configurar Preferencias. Introduzca los datos del correo electrónico. Estos datos se utilizaran para el e-mailing y para enviar documentos (presupuestos, facturas, pedidos, etc.) por e-mail. En las plantillas de e-mail se pueden personalizar las firmas de cada empresa.
- Nombre: es el nombre que figurará como remitente (su nombre).
- E-mail: su dirección de correo electrónico.
- Servidor del correo: el nombre de su servidor de correo (normalmente el que figura después de la @ de su dirección electrónica).
- Cuenta de usuario: es la cuenta con la que el servidor identifica al usuario (normalmente lo que figura antes de la @ en su dirección de correo).
- Contraseña: contraseña de la cuenta de correo.
TRASPASO CONTABLE
En esta pantalla definiremos los parámetros del traspaso contable para esta empresa.
Utilizar traspaso contable: Marque esta casilla si la empresa debe traspasar las cuentas y/o facturas a un programa de contabilidad externo.
Si se utiliza traspaso contable, se visualizan los campos de cuenta en los archivos de tipos de IVA, clientes y proveedores y contabilizado en los archivos de clientes, proveedores y facturas. También se activa el traspaso en el menú Procesos.
Longitud del plan contable: Es el número de dígitos que se utilizan en las cuentas del plan contable.
Código de la empresa contable: Normalmente los programas de contabilidad son multiempresa. Ponga aquí el código de la empresa a la que deben traspasarse las cuentas y los asientos.
Subcuentas de clientes por defecto: Cuando se añade un nuevo cliente, el programa asigna una cuenta por defecto (puede modificarse posteriormente). Seleccione si quiere que le asigne una cuenta fija o una que incluya la cuenta de clientes especificada más la numeración del cliente. Por ejemplo si especificamos cuenta clientes= 430, el programa asignará la cuenta 4300001 para el cliente 1, 4300002 para el cliente 2, etc.
Esta cuenta es la que se traspasará a contabilidad.
Si se utiliza una subcuenta por cliente y ya estaban dados de alta en QFACWIN antes de realizar el traspaso hay que llenar las cuentas. Puede hacerse automáticamente antes de hacer el proceso de traspaso con la opción Llenar cuentas de la pantalla de Procesos-> Traspaso contable. IMPORTANTE: Si ya se han realizado traspasos anteriores y los clientes tienen previamente asignada una cuenta hay que indicarla manualmente o con una importación de datos de clientes con los campos NCODICL (código del cliente) y COMPTE (cuenta contable).
Subcuentas de gastos suplidos por defecto: Cuando se añade un nuevo cliente, el programa asigna una cuenta por defecto para los gastos suplidos (puede modificarse posteriormente). Seleccione si quiere que le asigne una cuenta fija o una que incluya la cuenta de suplidos especificada más la numeración del cliente. Por ejemplo si especificamos cuenta suplidos= 555, el programa asignará la cuenta 5550001 para el cliente 1, 5550002 para el cliente 2, etc.
Esta cuenta es la que se traspasará a contabilidad.
Subcuenta de IVA repercutido: Es la cuenta donde se imputará el importe del IVA de las ventas. Puede ser una cuenta única o una distinta para cada tipo de IVA (en este caso debe indicarla en el archivo de tipos de IVA).
Subcuenta de Recargo de Equivalencia (ventas): Es la cuenta donde se imputará el importe del Recargo de Equivalencia (RE) de las ventas. Puede ser una cuenta única o una distinta para cada tipo de IVA (en este caso debe indicarla en el archivo de tipos de IVA.
Subcuenta de ventas: Es la cuenta donde se imputarán las ventas. En Archivos-> Cuentas bancarias hay que indicar las cuentas contables correspondientes en cada cuenta o caja de efectivo dada de alta.
Subcuenta de abonos: Si se pone , los asientos de abonos (facturas en negativo) se realizarán sobre esta cuenta de la siguiente manera:
Debe: subcuenta para abonos (importe en positivo)
Debe: subcuenta IVA repercutido (Importe en positivo)
Haber: subcuenta del cliente (importe en positivo)
Si se deja en blanco, los asientos se hacen contra la subcuenta de ventas con el importe en negativo:
Haber: subcuenta para ventas (importe en negativo)
Haber: subcuenta IVA repercutido (Importe en negativo)
Debe: subcuenta del cliente (importe en negativo)
Cuentas de IRPF repercutido y soportado (Contaplus): Son las cuentas donde se imputará el IRPF de las compras (soportado) y de las ventas (repercutido).
Concepto del asiento de ventas: Ponga aquí el concepto que quiera que aparezca en los asientos de ventas.
Utilice los caracteres de sustitución #n para el número de factura y #c para el nombre del cliente.
Por ejemplo si el concepto es: N.Fra #n #c , al contabilizar la factura F-123 del cliente CODILMA S.A. el concepto será: N.Fra F-123 CODILMA S. A.
Concepto del asiento de compras: Ponga aquí el concepto que quiera que aparezca en los asientos de compras.
Utilice los caracteres de sustitución #n para el número de factura del proveedor y #c para el nombre del proveedor.
Por ejemplo si el concepto es: S.Fra #n #c , al contabilizar la factura F-123 del proveedor CODILMA S.A. el concepto será: S.Fra F-123 CODILMA S. A.
Subcuentas de proveedores por defecto: Cuando se añade un nuevo proveedor, el programa asigna una cuenta por defecto (puede modificarse posteriormente). Seleccione si quiere que le asigne una cuenta fija o una que incluya la cuenta de proveedores especificada más la numeración del proveedor. Por ejemplo si especificamos cuenta proveedores= 400, el programa asignara la cuenta 4000001 para el proveedor 1, 4000002 para el proveedor 2, etc.
Esta cuenta es la que se traspasara a contabilidad.
Si se utiliza una subcuenta por proveedor y ya estaban dados de alta en QFACWIN antes de realizar el traspaso hay que llenar las cuentas. Puede hacerse automáticamente antes de hacer el proceso de traspaso con la opción Llenar cuentas de la pantalla de Procesos-> Traspaso contable. IMPORTANTE: Si ya se han realizado traspasos anteriores y los proveedores tienen previamente asignada una cuenta hay que indicarla manualmente o con una importación de datos de proveedores con los campos NCODIPR (código del proveedor) y COMPTE (cuenta contable).
Para el traspaso de datos de compras y gastos: En la Pestaña Compras-> grupos de compras y gastos (o en Archivos-> grupos de compras y gastos) hay que indicar las cuentas contables correspondientes a cada grupo.
Indique las cuentas de IVA intercomunitario soportado y repercutido si trabaja con este tipo de impuesto.
El funcionamiento del IVA intracomunitario en el traspaso contable es el siguiente:
- En Empresa-> mantenimiento -> modificar-> pestaña Traspaso contable deben indicarse las cuentas de IVA intracomunitario soportado y repercutido.
- En los proveedores con IVA intracomunitario hay que marcar los campos IVA intracomunitario y exento de IVA.
- Los artículos tienen el tipo de IVA de compra que les corresponde como artículo. No hay que indicar ningún IVA especial para el intracomunitario.
Al añadir las facturas de compra, como el proveedor está exento de IVA, ya no se calcula. Al contabilizar las facturas de compra, QFACWIN recalcula el IVA en función de los tipos de IVA de los artículos y hace el asiento por el IVA a las cuentas de IVA intracomunitario repercutido y soportado.
Campos para las cuentas de IVA = 0 soportado y repercutido (para el traspaso contable a Contaplus): Si se llenan estos campos, al traspasar facturas de compras (IVA soportado) y ventas (IVA repercutido) que tengan bases exentas de IVA (base distinta de 0 e IVA = 0 ) se contabilizará un apunte en la cuenta de IVA 0 especificada con importe= 0.
El funcionamiento del traspaso de las facturas exentas de IVA se lo siguiente:
- En Empresa-> mantenimiento -> modificar-> pestaña Traspaso contable deben indicarse las cuentas de IVA 0 soportado y repercutido.
- En el cliente o proveedor exento de IVA hay que marcar el campo Exento de IVA.
Al hacer el traspaso se genera el asentamiento con el apunte del IVA con importe 0 a la cuenta de IVA 0.
Campos para las cuentas del IVA Revendedor de equipos electrónicos: Si se llenan estos campos, al traspasar facturas de compras (IVA soportado) y ventas (IVA repercutido) que tengan bases exentas de IVA y el cliente o proveedor sean Revendedores de equipos electrónicos se realiza el asiento del IVA recalculándolo.
El funcionamiento del traspaso de las facturas exentas de IVA es el siguiente:
- En Empresa-> mantenimiento -> modificar-> pestaña Traspaso contable deben indicarse las cuentas de IVA Revendedor de equipos electrónicos soportado y repercutido.
- El proveedor y/o el cliente deben tener marcada la casilla IVA revendedor Equipos electrónicos.
- Las facturas de compra o de venta de este tipo deben marcarse como Exentas de IVA activando la casilla correspondiente.
Cuando se contabiliza, si la factura está exenta de IVA y el cliente o proveedor tiene "IVA revendedor Equipos electrónicos" se realiza el asiento del IVA recalculándolo. Si la factura no está exenta de IVA o está exenta pero el cliente/proveedor no es Revendedor (por ejemplo un cliente normal de Canarias), se realiza el asiento normal.
Pulse sobre el botón Llenar por defecto para que el programa llene automáticamente los campos con los parámetros por defecto.
El programa marca como contabilizadas las cuentas de los clientes y proveedores y las facturas una vez traspasadas por lo que, normalmente, el traspaso se hace con los no contabilizados. Si hay que repetir el traspaso, puede hacerse entre dos fechas y desmarcando las casillas sólo los no contabilizados para que se vuelva a generar con todos los datos.
Si hay datos (facturas, compras, pagos y cobros) introducidos en el programa anteriores a los que deben incluirse en el primer traspaso contable, para evitar que se incluyan, pueden marcarse como contabilizados con la opción marcar todo como contabilizado hasta una fecha (incluida). Al indicar una fecha y pulsar el botón Marcar, se marcan las facturas según la fecha de la factura, las compras según la fecha de entrada, los cobros según la fecha de cobro y los pago según la fecha de pago.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA: FACTURAE (España) - TicketBAI (Euskadi)
FIRMA DIGITAL DE FACTURAS EN PDF:
Una vez introducida la licencia, debe marcarse la casilla Firmar digitalmente las facturas PDF y seleccionar un certificado digital de los instalados en Windows o bien indicar un archivo p12 o pfx y la contraseña.
Cuando la casilla Firmar digitalmente las facturas PDF está marcada, una vez generado el archivo PDF de una factura (al enviar por email o al seleccionar guardar como PDF en la previsualización), se firmará el PDF.
Por defecto la firma digital se imprime centrada en la parte superior de la primera página de la factura. Se pueden modificar las medidas, la posición y la banda en cada diseño de factura recuperando el campo Firma Digital PDF. Este campo no se imprime por impresora ni en la previsualización. Solo se utiliza al firmar el PDF para establecer donde va la firma.
Encontrará más información en el blog de QFACWIN.
FACTURAE (España):
A partir del 15-1-15 las facturas que se remitan a las Administraciones Públicas españolas y las que utilicen las grandes empresas, deberán ser electrónicas, en formato Facturae y firmadas digitalmente mediante protocolo XAdES. El módulo Facturae de QFACWIN genera las facturas en formato Facturae y las firma digitalmente en base al certificado del emisor.
Es muy importante cumplimentar correctamente todos los datos fiscales en la empresa (pestaña Datos Empresa) tanto en caso de persona física como de persona jurídica para que QFACWIN tome correctamente los datos del emisor. Si es persona física (profesionales y autónomos) debe marcar la casilla Persona física e indicar nombre y apellidos en las casillas correspondientes.
Para poder generar y firmar digitalmente las facturas electrónicas en formato Facturae con QFACWIN debe:
- Disponer del certificado de firma digital.
-
Contratar el módulo FACTURAE, introducir la licencia correspondiente en QFACWIN y configurar la firma electrónica en la empresa.
- Instalar el programa de firma electrónica QFACWIN Facturae dentro de la carpeta QFACWIN. Este programa precisa que el equipo disponga de .Net Framework v. 4.0.30319. Si su equipo no dispone de dicha versión, se instalará automáticamente junto
con QFACWIN Facturae. Para información detallada acerca de esta instalación, consulte aquí.
Dentro de la carpeta de la empresa (por ejemplo, la carpeta A00) se genera la carpeta FACTURAE en la que se almacenan las facturas de dicha empresa firmadas digitalmente. Las facturas se firman digitalmente desde el mantenimiento de facturas.
Puede configurar el certificado de firma digital en QFACWIN seleccionándolo del almacén de certificados de Windows, utilizando el archivo de clave p12 o la huella digital SHA1 del certificado.
-Seleccionar del almacén de certificados de Windows:
Cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento o en la pestaña facturas de la suite del cliente se abrirá la pantalla del almacén de certificados de Windows en la que podrá seleccionar el certificado de firma digital. Una vez seleccionado el certificado, el programa firmará digitalmente la factura.
Si ha obtenido el certificado a través de Internet con Internet Explorer, automáticamente queda guardado en el almacén de certificados de Windows. Si lo obtiene con otro navegador, como por ejemplo Mozilla Firefox o dispone de una copia en una carpeta o en un dispositivo externo, puede importarlo al almacén desde Panel de control-> Opciones de Internet-> Contenido-> Certificados-> Importar.
-Firmar con archivo de clave p12: Debe seleccionar el archivo p12 correspondiente a la firma digital que utilizará con el botón de búsqueda. Si indica la contraseña, cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento de facturas o en la pestaña facturas de la suite del cliente se firmará automáticamente. Si no indica la contraseña, el programa la pedirá antes de firmar digitalmente el documento.
-Firmar con huella SHA1 del certificado: Debe indicar la huella digital SHA1 de su certificado. Cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento o en la pestaña facturas de la suite del cliente se firmará automáticamente.
Al firmar una factura aparece un mensaje indicando que se ha firmado correctamente y mostrando la ruta de la carpeta en la que se ha guardado el documento. Las facturas tienen el formato .xsig.
Para que la factura electrónica dirigida a la Administración Pública llegue al destinatario que le corresponda, debe identificarlo en la factura electrónica. Para ello debe llenar los campos correspondientes a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora que le proporcionará la Administración así como el código de la dirección que haya asignado a cada uno de ellos en la pestaña direcciones de la suite del cliente. En la dirección debe indicar la dirección completa: dirección, código postal, población, provincia, y código del país. Si se dejan las direcciones en blanco el programa tomará la dirección de facturación.
Si utilizará la firma digital en varias empresas de QFACWIN debe configurar el apartado Facturae en cada una de ellas.
Para información detallada acerca de la configuración, pulse aquí.
TICKETBAI:
En las versiones QFACWIN TICKETBAI en esta pantalla se muestra el apartado para configurar la diputación foral y el certificado para firmar las facturas. Basta con marcar la diputación foral correspondiente y seleccionar el certificado del desplegable. En el caso de Bizcaia, para el libro registro de operaciones económicas (LROE), también debe indicar el tipo y el epígrafe que le corresponda (obligatorio en Bizkaia para LROE modelo 140 de personas físicas). En https://www.qsoftnet.com/qfacwin-ticketbai-caracteristicas.php encontrará toda la información de uso y configuración de TicketBai. Recomendamos su lectura, especialmente la información que hace referencia a campos con indicaciones o restricciones especiales en TicketBAI.
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