Con el fin de año llega el momento de cerrar el ejercicio fiscal. Con QFACWIN es muy sencillo: basta simplemente con cambiar la numeración o la serie de las facturas o bien crear una nueva empresa.
Para cerrar el año fiscal, técnicamente no es necesario hacer nada, ya que todos los listados, estadísticas e informes pueden acotarse por fechas o trimestres fiscales. Sin embargo, lo más habitual es empezar el ejercicio fiscal cambiando numeraciones de los comprobantes de compra y de las facturas o bien añadir una o varias series de facturación para las ventas del nuevo año.
No se aconseja crear una nueva empresa para cada ejercicio, ya que los datos históricos se pueden consultar más rápidamente en una sola empresa que en varias.
Cambiar numeraciones
Un error común que no debe cometerse es empezar las numeraciones con el número del año dejando 4 dígitos para la numeración: Por ejemplo empezar con el 20210000. Estas numeraciones tan largas, tienen el inconveniente de que en algunos listados o formatos de impresión no caben y se cortan, sobreimprimen o saltan de línea. Si quiere empezar por el año, utilice solo los dos últimos dígitos del año por ejemplo empezar con el 210000. En el caso de facturas, si se utiliza una serie también se recomienda que sea con los dos dígitos, por ejemplo 21-.
Las numeraciones se cambian en el menú Configurar-> Numeraciones de Empresa. Al hacer dos clics (no doble clic) en la casilla correspondiente al último número se puede editar y escribir directamente el número anterior al primero que vayamos a utilizar o indicarlo utilizando las flechas arriba/abajo.
Por ejemplo, si la última compra del año es la 1.735 y queremos que la primera del siguiente sea la 2.000 hay que indicar 1.999 porque, al añadir un documento, el programa suma 1 al número que aparece en las numeraciones. Siempre es aconsejable dejar un margen en la numeración por si hay que hacer algún cambio como añadir una compra de diciembre que nos llega a primeros de año.
Para las ventas también podemos cambiar la numeración teniendo en cuenta la longitud como se ha indicado antes, o utilizar una serie de facturación distinta para el nuevo año.
Añadir una serie
Las series de facturación se añaden modificando la empresa y accediendo a la pestaña Preferencias. Hay que recordar que si se accede a esta pestaña en modo de consulta no aparece la opción para añadir series. Para añadir una serie, escribimos su literal en el campo Nueva Serie y pulsamos el botón Crear Serie.
Una vez añadida, hay que indicarla como serie principal de facturación en el desplegable de la parte superior de la misma pestaña y guardar los cambios:
Cambiar de empresa
Es aconsejable cambiar de empresa cuando contiene muchos datos obsoletos (artículos, proveedores o clientes), ya que si aparecen en algún documento (facturas, albaranes,…) no se pueden borrar. En la empresa nueva sí pueden borrarse porque no existen documentos vinculados.
Al crear una empresa para el nuevo ejercicio fiscal con datos de la del anterior ejercicio, se deben COPIAR (nunca compartir) los datos. No es aconsejable que empresas de distintos períodos compartan datos, ya que no se podrán eliminar los datos obsoletos si tienen documentos en la empresa propietaria de los archivos.
Para añadir una nueva empresa podemos pulsar el botón Añadir o Duplicar. La ventaja de hacerlo con el botón Duplicar es que todos datos indicados en las distintas pestañas de la empresa se conservarán en la nueva y no será necesario indicar los datos de la empresa, formatos de impresión por defecto o los parámetros del traspaso contable.
Justo después de añadir la empresa para el nuevo ejercicio fiscal, una vez creados los archivos y aceptado el mensaje de empresa creada, aparece la pantalla de copiar datos de otra empresa. Basta con indicar el código de la empresa de la que se deben copiar los datos y marcar las casillas correspondientes a los datos que queremos copiar a la nueva empresa.
Hay que tener en cuenta que en la nueva empresa no se reflejarán los datos de ejercicios fiscales anteriores en las suites de clientes y proveedores ni en las fichas de los artículos. Se pueden consultar en los listados y estadísticas, añadiendo las empresas al hacerlos. También se puede añadir por defecto la empresa del año anterior en todos los listados y estadísticas indicándolo en la pestaña Tarifas y consolidación de la Empresa.