QFACWIN le permite conectar con el servicio web de empresas de transporte para gestionar automáticamente altas o bajas de envíos y la generación de etiquetas ahorrando tiempo de gestión.
Muchas empresas de transporte permiten agilizar los envíos si se introduce el servicio directamente en su sistema. Basta con acceder a su web, introducir los datos y dar de alta el servicio para poder descargar las etiquetas. El módulo de integración con empresas de transporte de QFACWIN automatiza este proceso, dando de alta el servicio de transporte seleccionado y descargando la referencia y las etiquetas al añadir el albarán.
¿Cómo configurarlo?
Para activar el módulo de integración con empresas de transporte debe contratar el módulo correspondiente a la empresa de transporte (TIPSA o ENVIALIA) e introducir la licencia en el programa. Una vez introducida, debe activar el control de envíos en Configurar-> Preferencias-> pestaña Facturación para que se muestren los campos de envío en albaranes y la pestaña Envíos en facturas.
También se activa la pestaña Datos(2) en el transportista para poder configurar los datos de la integración con el Servicio Web de la empresa de transporte.
En esta pestaña debe indicar lo siguiente:
Tipo integración: Seleccione la empresa de transporte con la que se va a realizar la integración.
Agencia: Introducir el código de la agencia que le proporcionará la agencia de transportes.
Cliente: Indique el usuario con el que entra al servicio web de la agencia.
Contraseña: Es la que utiliza para acceder al servicio web de la agencia.
Remitente: Pulse en el botón llenar. El programa toma los datos de la pestaña Datos de la empresa. Es muy importante que los datos de contacto (nombre, dirección y teléfono) estén correctamente indicados en la empresa.
¿Cómo funciona?
En albaranes o facturas, cuando se selecciona un transportista con integración, se activan los campos: Alta envío y etiqueta, Tipo de envío, REF. (es la referencia del transportista) y la casilla Retorno.
En las facturas, los campos para el transporte están en la pestaña Envíos.
Para dar de alta el envío hay que marcar la casilla Alta envío y etiqueta y seleccionar el tipo de envío en el desplegable y guardar el albarán o factura. Si la dirección de envío supera los 45 caracteres, se avisa antes de grabar para poderla modificar.
En el momento de grabar (en altas o modificaciones) si la casilla de gestión de envío está activada y el transportista tiene conexión, QFACWIN se conectará con su sistema informático para dar de alta el envío y generar las etiquetas del mismo descargándolas para su impresión. El número de envío se guardará en el campo Tracking de la factura o albarán.
Las etiquetas de la empresa de transporte se guardan en la carpeta \temporal de QFACWIN listas para imprimirse.
El módulo de integración con empresas de transporte también permite anular un envío. Al modificar un albarán o factura con el envío dado de alta (con el campo REF. lleno) aparece el botón borrar por si hay que borrar el envío en la web del transportista. Si se borra, los campos Tracking y Ref también se borran y vuelve a aparecer el campo «alta envío y etiqueta» para volver a añadirlo si es necesario. Para generar el nuevo envío basta con grabar los cambios con la casilla marcada y el servicio seleccionado.
En el caso de retorno hay que añadir el albarán o factura correspondiente, seleccionar el tipo de envío y marcar la casilla Retorno.
En los formatos de impresión de albaranes y facturas se puede incluir el campo Tracking con la referencia o número de seguimiento del transportista.