En este artículo mostraremos cómo hacer una factura paso a paso con QFACWIN
En QFACWIN podemos añadir facturas tanto desde el mantenimiento de facturas como desde la suite del cliente. En este ejemplo lo haremos desde el mantenimiento de facturas.
Vamos a la pestaña Ventas y seleccionamos Facturas.
En el mantenimiento de facturas pulsamos el botón Añadir y aparece una factura en blanco.
La factura está dividida en tres partes: En la parte superior o cabecera se indican los datos generales, en la rejilla central o detalle se introducen los artículos o servicios a facturar y en la parte inferior o pie están los totales y la nota al pie donde se acostumbran a indicar consideraciones respecto al pago.
En la parte inferior tenemos los botones para llenar la factura con datos de presupuestos, pedidos o albaranes.
Al añadir la factura QFACWIN indica por defecto la fecha del día. Para cambiar la fecha basta hacerle doble clic con el ratón para que se abra el calendario en el que podemos indicar la fecha que corresponda a la factura.
A continuación indicamos el cliente pulsando sobre el botón de búsqueda para acceder al mantenimiento de clientes y seleccionarlo o añadirlo en el caso de que sea un cliente nuevo. Si añadimos la factura desde la suite, el cliente ya se indica solo.
En el video tutorial de mantenimiento de archivos se pueden ver en detalle las opciones de búsqueda y filtrado para localizar rápidamente los registros.
Ya tenemos la fecha y el cliente que son los datos básicos para realizar la factura.
Si es necesario, podemos indicar otros datos como el vendedor o las direcciones de envío o facturación si el cliente tiene varias direcciones indicadas en la suite.
Si la empresa tiene el control de stock activado debe indicarse el almacén del que descontar las existencias. Por defecto se pone el almacén 0 que corresponde al almacén central. Si es necesario, se puede indicar otro almacén utilizando el botón de búsqueda o tecleando directamente el código que le corresponde. En este ejemplo dejamos el almacén central.
En los tres campos de concepto general, podemos indicar un texto, como, por ejemplo si el pedido se tomó por teléfono. Podemos usar la función de conceptos automáticos para introducir textos automáticamente pulsando F4 o tecleando directamente los tres dígitos del código del concepto.
Otros campos de la cabecera son la marca Cobrada y la fecha de liquidación de comisiones a los vendedores.
El campo Cobrada es un campo automático que se activa cuando los recibos están cobrados. Sólo puede marcarse manualmente al añadir la factura para indicar que está cobrada. Si está indicado en la forma de pago, al añadir la factura QFACWIN la marcará automáticamente como cobrada. Esto es especialmente útil en los casos de cobro en efectivo o con tarjeta de crédito. Si la factura ya está añadida, basta con modificarla para indicar la fecha de cobro en el recibo. Entrando en la factura con el botón Cobrar, se abre directamente en la pestaña Recibos.
La fecha de liquidación de comisiones se indica automáticamente cuando calculamos la liquidación de comisiones si marcamos la casilla Grabar comisiones como pagadas.
En el campo Zona se indica automáticamente el código postal del cliente.
Por defecto el programa utiliza la tarifa 0 y aplica los impuestos salvo que el cliente tenga especificada otra cosa en la suite o se modifique manualmente en la factura.
Para llenar el detalle de la factura podemos introducir directamente los artículos o servicios en las líneas o utilizar los botones de la parte inferior si hemos de tomar los datos de un presupuesto, un pedido o facturar albaranes.
Al pulsar sobre el botón de presupuestos se abre una pantalla con los presupuestos pendientes del cliente.
En los pedidos la pantalla nos permite seleccionar tanto los pedidos como los artículos de cada pedido a incluir.
Para facturar albaranes hay que marcar la casilla de factura por albaranes, tal como se indica al pulsar sobre el botón.
Es importante tener en cuenta que, si utilizamos albaranes y llevamos control de stock, los albaranes siempre deben facturarse utilizando esta opción.
Si facturamos poniendo directamente nuestros artículos o servicios en las líneas de detalle podemos indicar:
–Artículos ya creados en el programa que tienen definidos sus códigos, precios y tarifas. En ese caso, indicamos las unidades y nos situamos con el tabulador en la casilla del código. Podemos teclear el código directamente, pulsar F4 o hacer un clic y pulsar el botón de búsqueda para seleccionarlos en el mantenimiento de artículos. Al incluir el código, QFACWIN lee el artículo y llena la línea. QFACWIN también admite la introducción de artículos con códigos de barras.
–Descripciones directas de artículos o servicios. En este caso en la línea hay que indicar las unidades, la descripción y el precio. Por ejemplo, 2 horas de trabajo e indicamos el precio de cada hora
-En el caso de servicios que se facturan sin unidades se indica manualmente el precio y la base del descuento. Por ejemplo, revisión y limpieza de ordenador.
Podemos añadir un % de descuento o un descuento directo en las líneas. Al indicar el % de descuento, el programa pone el importe del descuento. Cuando ya tenemos todas las líneas con los artículos a incluir en la factura podemos indicar un descuento general o un descuento Pronto Pago.
Hasta que se añada la factura, en la pestaña Recibos sólo aparece la forma de pago que tenga indicada el cliente. Podemos cambiarla en cada factura si es necesario. Al añadirla se generan los recibos en función de la forma de pago.
Por ejemplo, si la forma de pago es a 30, 60 y 90 días,
antes de añadir la factura vemos:
Una vez completados los datos pulsamos el botón Añadir para añadir la factura. Si volvemos a entrar en la factura veremos que se han generado los tres recibos correspondientes a la forma de pago indicada.
Si en Configurar-> Preferencias-> pestaña Facturación hemos marcado la casilla Previsualizar impresión de facturas, podemos ver cómo quedará la factura antes de imprimirla.
En la pestaña Preferencias de la Empresa se indica el formato de impresión y si deben imprimirse o no las facturas al añadirlas o modificarlas y el número de copias que se imprimirán por defecto.
QFACWIN permite utilizar varias series de facturación con formatos de impresión distintos. En ese caso, los formatos de cada serie se indican en Configurar-> Numeraciones Empresa.
QFACWIN dispone también de procesos de facturación automática de albaranes, pedidos y facturación por plantillas y vencimientos.