El software de facturación QFACWIN dispone de un sistema de números de serie para controlar los artículos mediante un número de serie único independiente del código del artículo (por ejemplo en artículos de electrónica) codificado mediante código de barras.
Al comprar los artículos se etiquetan con los números de serie auto-generados por el software de facturación QFACWIN o se usa el que ya venga etiquetado con el producto. Al vender los artículos se escanea el número de serie con un lector de código de barras y el programa localiza el artículo de que se trata.
Para activar los números de serie debe marcarse la casilla correspondiente en Configurar-> Preferencias-> pestaña Facturación. Al hacerlo se añade una columna para introducir el número de serie en las líneas de detalle de los documentos de compras y de ventas. Cada línea del detalle de compras o ventas debe incluir un sólo producto con su número de serie.
En los artículos (Archivos -> Artículos -> Modificar) hay que indicar si tienen número de serie y si el programa debe generarlo (en el caso que el proveedor no lo suministre con cada unidad) marcando las casillas Artículo con número de serie y, si es necesario, Generar número de serie.
El número de serie que se auto genera es un número correlativo que se toma de las Numeraciones de la empresa. Puede cambiar el número en Configurar -> Numeraciones Empresa. Por ejemplo si quiere empezar con el 10000 debe indicar último número: 9999.
El funcionamiento del sistema de números de serie es el siguiente:
Al añadir un albarán o una factura de compra tomando los datos de un pedido al proveedor, si están los números de serie activados y el artículo tiene marcada la casilla Artículo con número de serie, el programa desglosará el detalle poniendo tantas líneas como unidades se hayan pedido. Por ejemplo si se pidieron 3 artículos A, se desglosará como 1 artículo A, 1 artículo A y 1 artículo A. De esta forma puede ponerse el número de serie único de cada producto, ya sea manualmente o mediante lector de código de barras.
Al pulsar grabar, se auto generarán los números de serie para aquellos artículos cuya columna «número de serie» esté en blanco y tengan marcado, en su ficha de artículo, el campo «Generar número de serie».
Una vez generados los números de serie se imprimen automáticamente las etiquetas de los que se han generado. Si tiene que volverlas a imprimir, puede hacerlo en Listados -> Artículos -> Etiquetas por albaranes y Etiquetas por facturas de compra.
En Empresa -> Mantenimiento -> Modificar -> pestaña Preferencias, puede indicarse el formato de etiquetas que se va a utilizar. Si se marca el campo «imprimir etiquetas de artículos en altas» se imprimirán al añadir un albarán o factura de compra. Si se marca «sólo imprimir etiquetas con números de serie auto generados» sólo se imprimirán las de los artículos que tengan marcada la opción de auto-generar el número de serie y se ahorra el imprimir etiquetas en las que el proveedor ya lo incluye en el producto. El número de copias indica el número de etiquetas de cada que se imprimirán. Ponga 1 para que se imprima una etiqueta de cada artículo.
En albaranes y facturas de ventas, puede trabajar introduciendo sólo el número de serie (ya sea manualmente o mediante lector de código de barras). El programa busca el artículo al que pertenece y llena y calcula toda la línea automáticamente. También puede introducirse el artículo y el número de serie. Entonces el programa comprueba que el número de serie corresponda al artículo avisando en caso de que no coincida. Si el número de serie no existe en compras, el programa muestra un aviso aunque permite continuar con la venta. Posteriormente hay que ver que ha pasado con este número de serie y arreglarlo manualmente.
En ambos casos se ahorrará mucho tiempo si tiene marcado el campo «Poner unidades = 1 por defecto» en Configurar -> Preferencias -> Pestaña facturación, puesto que sólo tendrá que situarse en la columna del código de barras (o del número de serie) y leer los códigos de barras ya que las unidades se pondrán automáticamente a 1.
Para ver los movimientos (compras y ventas) de un número de serie determinado debe ir a Listados -> Artículos -> Movimientos por número de serie.