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Firma digital de facturas: Módulo FACTURAE de QFACWIN

En este artículo se detalla cómo obtener las facturas en formato Facturae  firmadas digitalmente con el módulo Facturae de QFACWIN.

Como ya sabréis, a partir del 15/01/2015 las facturas que se remitan a las Administraciones Públicas españolas y las que utilicen las grandes empresas, deberán ser electrónicas, en formato Facturae y firmadas digitalmente mediante protocolo XAdES. El módulo Facturae de QFACWIN genera las facturas en formato Facturae y las firma digitalmente en base al certificado del emisor.

Para poder firmar digitalmente las facturas electrónicas con el programa de gestión QFACWIN hay que:
- Disponer del certificado de firma digital.
- Introducir la licencia correspondiente al módulo FACTURAE en QFACWIN y configurar la firma electrónica en la empresa. Puede configurarse de forma que las facturas se firmen automáticamente o que deba confirmarse con la contraseña del certificado.
- Instalar el programa de firma electrónica QFACWIN FACTURAE dentro de la carpeta QFACWIN. Este programa precisa que el equipo disponga de .Net Framework v. 4.0.30319. Si su equipo no dispone de dicha versión, se instalará automáticamente junto con QFACWIN FACTURAE. Puede descargar QFACWIN FACTURAE desde nuestra web.

 

Una vez instalado y configurado el módulo FACTURAE, las facturas se firman digitalmente pulsando el botón Facturae con la factura seleccionada (sobreiluminada) en la pantalla del mantenimiento de facturas. El programa generará la factura en formato facturae firmada digitalmente y la guardará en la carpeta FACTURAE que se crea en la carpeta de la empresa (por ejemplo, dentro de la carpeta A00).

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Al firmar una factura aparece un mensaje indicando que se ha firmado correctamente y mostrando la ruta de la carpeta en la que se ha guardado el documento.

¿Cómo configurar el certificado en QFACWIN?

Se puede configurar el certificado de firma digital en QFACWIN de varias maneras: seleccionándolo del almacén de certificados de Windows, utilizando el archivo de clave p12 o con la huella digital SHA1 del certificado.

Para configurar la firma digital en QFACWIN debe entrar en la empresa con el botón Modificar y acceder a la pestaña Facturae/CFDI.

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A continuación detallamos las distintas opciones de configuración:

-Seleccionar del almacén de certificados de Windows: Si marca esta opción, cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento se abrirá la pantalla del almacén de certificados de Windows en la que podrá seleccionar el certificado de firma digital. Una vez seleccionado el certificado, el programa firmará digitalmente la factura.

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Si ha obtenido el certificado a través de Internet con Internet Explorer, automáticamente queda guardado en el almacén de certificados de Windows. Si lo obtiene con otro navegador, como por ejemplo Mozilla Firefox o dispone de una copia en una carpeta o en un dispositivo externo, puede importarlo al almacén desde Panel de control-> Opciones de Internet-> Pestaña Contenido-> Certificados-> Importar.

-Firmar con archivo de clave p12: Para configurarlo debe seleccionar el archivo p12 correspondiente a la firma digital que utilizará con el botón de búsqueda. Si indica la contraseña en la casilla correspondiente, cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento de facturas se firmará automáticamente.

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Si, por motivos de seguridad, no indica la contraseña, el programa la pedirá antes de firmar digitalmente el documento.

Si ha obtenido el certificado con el navegador Firefox, puede obtener el archivo P12 accediendo al menú Herramientas-> Opciones-> Avanzado-> Certificados. Pulse el botón Visualiza los certificados. Marque el certificado en la lista y pulse el botón Hacer copia de seguridad. El archivo que se genera es la clave p12. Debe indicar una contraseña antes de guardarlo. Esta es la contraseña que puede indicar en QFACWIN.

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-Firmar con huella SHA1 del certificado: Si marca esta opción debe indicar la huella digital SHA1 de su certificado. Cada vez que pulse el botón Facturae con una factura seleccionada en la pantalla del mantenimiento se firmará automáticamente.

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Puede obtener la huella digital SHA1 de su certificado desde el almacén de certificados de Windows en Panel de control-> Opciones de Internet-> Pestaña Contenido-> Certificados-> Ver-> Pestaña Detalles, marcando Huella Digital en la parte superior de la pantalla. Se mostrará en la parte inferior de donde podrá copiarla. Si no lo ha guardado en el almacén de certificados, con Mozilla Firefox puede obtenerlo en Herramientas-> Opciones-> Avanzado-> Pestaña Certificados-> Visualiza certificados-> Pestaña Sus certificados-> Márquelo y pulse-> Visualiza. Cópielo y péguelo en la casilla correspondiente de la pestaña Facturae de la empresa.

 

Para finalizar, salga de la pantalla con el botón Grabar para conservar los cambios. Puede modificar el tipo de configuración si es necesario.

 

¿Dónde puedo indicar los distintos datos que se deben incluir en la Facturae?

En general los datos del emisor se indican en la empresa (datos de empresa para los datos fiscales y pestaña Facturae para configurar la firma), los datos del cliente/receptor en la suite (pestaña direcciones) y los del documento en las líneas de detalle del propio documento (en facturas también en la pestaña Factura(2) y en la pestaña Recibos).

Tanto en caso de persona física como de persona jurídica es muy importante cumplimentar correctamente todos los datos fiscales en la empresa (pestaña Datos Empresa) ya que el programa los utilizará para obtener los datos del emisor al generar las facturas en formato facturae. Si es persona física (profesionales y autónomos) debe marcar la casilla Persona física e indicar nombre y apellidos en las casillas correspondientes.

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Si factura a Administraciones Públicas, tenga en cuenta que, para que la factura electrónica llegue al destinatario correspondiente, debe identificarlo en la factura electrónica. Para ello debe llenar los campos de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora que le proporcionará la Administración así como el código de la dirección correspondiente a cada uno de ellos en la pestaña direcciones de la suite del cliente. Si es necesario, puede indicar también el órgano proponente y el centro cobrador. En la dirección debe indicar la dirección completa: dirección, código postal, población, provincia, y código del país. Si deja las direcciones en blanco el programa utilizará la dirección de facturación.

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Si la administración le facilita la referencia de cliente pagador, debe indicarla en el apartado correspondiente de la pestaña direcciones.

Si la administración le indica que debe incluir el número de contrato, el de pedido y/o la referencia del expediente, debe anotarlos en cada una de las  líneas de detalle de la factura en las columnas correspondientes situadas al final de las líneas de detalle. Si la factura es por albaranes, hay que indicarlo en cada una de las  lineas del albarán.

datos-facturae-lineas-detalle

Formas de pago Facturae:
En la pestaña recibos de la factura hay que indicar la forma de pago de Facturae.

forma de pago de Facturae

-Si la forma de pago es 04 Transferencia, la cuenta de ingreso (IBAN) se toma de la cuenta bancaria indicada en la forma de pago de QFACWIN (casilla código de la cuenta).
Las cuentas se dan de alta en Archivos-> Cuentas bancarias). En el recibo, una vez indicada la forma de pago de Facturae, el IBAN se muestra en azul al lado de la forma de pago de Facturae (se indica automáticamente, no es una casilla que se pueda rellenar).

-Si la forma de pago es 02 Domiciliación bancaria, en el recibo debe estar marcada la casilla Recibo Bancario (se marca por defecto si la forma de pago de QFACWIN tiene la casilla marcada) y el IBAN del cliente indicado en la casilla correspondiente.
El IBAN se toma de la pestaña Facturación de la suite del cliente. En el recibo, si la forma de pago es recibo bancario (tiene la casilla marcada) automáticamente se muestra el IBAN indicado en la suite del cliente.

Facturas rectificativas (anulaciones):
Las facturas rectificativas en formato Facturae deben anular íntegramente la factura emitida y generar la nueva correcta. No pueden hacerse rectificaciones parciales.
Al anular una factura, el programa hace lo siguiente:
- Marca el Campo Abono (pestaña Factura).
- Guarda el número de factura rectificada y la empresa en la pestaña Factura(2).
Para Facturae hay que seleccionar además el motivo de la rectificación segun la codificación de Facturae en la pestaña Factura(2).

Período de facturación de Facturae: Puede indicar estas fechas en la pestaña Factura(2).

 

Si utilizará la firma digital en varias empresas de QFACWIN debe configurar el apartado Facturae en cada una de ellas.

 

 

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