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  • Campos del Archivo de Albaranes

    En las transacciones comerciales, los documentos de Albarán son los correspondientes a la entrega de mercancías. Este término varía según los países y puede llamarse remito, nota de remisión o guía de despacho entre otros. Puede ajustar la nomenclatura en Configurar-> Preferencias-> pestaña Regional.

    archivo de albaranes

    Pantalla de detalle:

    ENLACES CON OTROS ARCHIVOS: En altas y modificaciones tenemos acceso (mediante los botones de búsqueda o pulsando F4 dentro de los campos que lo admitan) al mantenimiento de:

    • Código del cliente (de la empresa propietaria del archivo de clientes).
    • Transportista (de la empresa propietaria del archivo de clientes).
    • Vendedor (de la empresa propietaria del archivo de vendedores).
    • Dirección de envío (en caso de ser distinta de la del cliente).
    • Dirección de facturación (en caso de ser distinta de la del cliente).
    • Almacén.
    • Formas de pago, medio y cuenta de cobro (pestaña Cobros, para cobros a cuenta).

    En consultas tenemos acceso al mantenimiento de artículos y categorías mediante los botones de búsqueda que aparecen al hacer clic o pulsando F4 dentro de los campos correspondientes.

    En consultas, al hacer doble clic sobre el campo número de pedido o clic en el botón "ver documento", se abre el pedido. Una vez facturado, las facturas también pueden consultarse del mismo modo.

    DATOS DE PRESUPUESTOS Y PEDIDOS

    En altas y modificaciones de albaranes aparecen los botones que permiten añadir automáticamente los datos de un presupuesto, uno o más pedidos o de un albarán de compra. Al pulsarlo aparece la ventana de búsqueda con todos los presupuestos, pedidos pendientes (no servidos o servidos parcialmente) o los albaranes de proveedor. Si accede desde el archivo de albaranes aparecerán todos los pendientes, una vez seleccionado el cliente o accediendo desde su suite, el programa mostrará únicamente los correspondientes a dicho cliente.

    Al seleccionar un presupuesto, el programa traspasa automáticamente todos los datos al albarán que estamos añadiendo y pide si queremos marcar el presupuesto como servido al grabar el albarán.

    Al seleccionar datos de pedidos, se abre una ventana con los pedidos pendientes, puede seleccionar uno o más pedidos del mismo cliente e indicar, del total de unidades pedidas, aquellas que va a servir. El programa traspasa automáticamente las unidades pendientes de servir (unidades pedidas - unidades servidas) al albarán que estamos añadiendo. Al grabar el albarán, el programa acumula automáticamente las unidades incluidas en el albarán en el campo unidades servidas del detalle del pedido. Si todos los artículos están servidos (unidades pedidas = unidades servidas) marca automáticamente el pedido como servido. Consulte selección de pedidos.

    Al seleccionar un albarán de compra, el programa traspasa automáticamente todos los datos al albarán de venta que estamos añadiendo.

    -Llenado y exportación de líneas de detalle en CSV: La importación en CSV en documentos de compras y de ventas se realiza pulsando el botón derecho del ratón sobre la rejilla del detalle (en altas y modificaciones) y seleccionando la opción Importar CSV. Para exportar las líneas de detalle ya introducidas, en consultas, altas o modificaciones basta con seleccionar la opción Exportar CSV al pulsar el botón derecho del ratón sobre la rejilla del detalle.

    CAMPOS DESTACABLES:

    Número de albarán: El valor de este campo es único para todo el archivo. En Altas no se permite añadir un registro cuyo código ya exista. Puede tener numeración automática. Consulte Numeraciones.

    Fecha albarán: Por defecto la del día en altas. Pulsando F4 aparece el calendario.

    fecha albarán

    Código del cliente: El programa toma por defecto los siguientes datos del cliente: tarifa a aplicar, exento de IVA, si tiene Recargo de Equivalencia, % descuento artículos, referencia del cliente, la dirección de envío y si está activa la paquetería en preferencias, el tipo de portes y el transportista. Todos estos datos pueden cambiarse en cada albarán.

    Retener: Si por algun motivo le interesa retener un albarán, marque esta casilla. El albarán no se facturará ni aparecerá en facturación por albaranes.

    Fecha liquidación de comisiones: Aparece automáticamente al calcular la liquidación de comisiones si marca la casilla Grabar comisiones como pagadas e introduce la fecha.

    Si el programa está configurado (vea preferencias) para Empresas de transportes o tiene la paquetería activada, pedirá el Código del transportista. Si se llena, debe existir en el archivo transportistas.

    añadir albaranes

    Almacén: Si la empresa tiene el control de stock activado, se pide el almacén del que se sirven los artículos. Puede ser cualquier almacén que exista en el archivo de almacenes de la empresa. Por defecto se pone el almacén 0 que corresponde al almacén central.

    En los tres campos de concepto general, está disponible la función de conceptos automáticos. Teclee el código de 3 dígitos (por ejemplo el 001) en las tres primeras posiciones y automáticamente le aparecerá el concepto existente en el archivo de Conceptos Automáticos.

    IVA incluido: Si su empresa trabaja con IVA incluido, configure las tarifas que llevan el IVA incluido (ver tarifas y consolidación). Puede tener tarifas con IVA incluido para clientes finales, para la tienda virtual y tarifas normales sin el IVA para distribuidores, etc.

    En presupuestos, pedidos, albaranes y facturas cuando se aplica una tarifa con IVA incluido, se calcula la base imponible en función del total mediante la fórmula Base = Total / 1,xx siendo xx el porcentaje del IVA.
    En estos casos, el diseño de la factura o tique debe incluir un literal de IVA incluido y normalmente no se imprime la base imponible.

    Los campos Exento de IVA y Recargo de Equivalencia se toman por defecto de lo indicado en el cliente, aunque pueden cambiarse en cada documento.

    Descuentos: En albaranes existen dos tipos de descuentos:

    • Descuento por línea: Se aplica a cada artículo, servicio o línea de facturación. Puede introducirse cualquier % de hasta 4 decimales o el importe del descuento y puede ser distinto en cada línea. El programa lo calcula sobre la base del descuento y lo resta de ella, poniendo el resultado en el campo "importe" con el descuento ya calculado.
    • Descuento General: Se aplica sobre todos los artículos que tengan el campo "Dto. General" = S, tomando como base el campo "importe" (que podría incluir los descuentos por línea). El porcentaje aplicado es el mismo para todos los artículos y se pone en el campo "Dto. Artículo" de la factura. Este porcentaje se toma por defecto del cliente, pero puede variarse en cada factura.

    Nota: Si modifica un albarán y cambia la tarifa, aparece un cuadro de diálogo para que pueda seleccionar si se debe recalcular el documento teniendo en cuenta la nueva tarifa y el cuadro de descuentos del cliente.

    La Referencia del cliente y la dirección de envío se toman por defecto de lo indicado en el cliente, aunque pueden cambiarse en cada albarán.

    Si tiene marcada la opción activar paquetería en preferencias, se activan los campos:
    Tipo de Portes se toma del cliente es un campo descriptivo para incluir el tipo de portes (debidos, pagados, etc), Peso, Número de Bultos (se suman los bultos indicados en el detalle) y la opción para seleccionar si quiere imprimir albaran para el transportista y etiquetas para los paquetes. Si también está marcado el campo incorporar pesos se mostrarán los pesos de los artículos en las líneas de detalle y se sumarán, anotando el total en la casilla peso. Si no está marcado, puede indicar manualmente el peso total.

    Pestaña Observaciones: En altas y modificaciones puede realizar anotaciones con las observaciones del envío e imprimirlas en el albarán. Si traspasa los datos de un pedido con observaciones, éstas se incluirán en esta pestaña. El formato por defecto del programa incluye las observaciones. Si desea imprimirlas en sus documentos, debe modificar el formato en Configurar-> Diseñar albaranes y añadir (menú recuperar) los campos "ALBARÁN-> OBSERVACIONES" y "Observaciones:".

    Pestaña cobros: En presupuestos, pedidos y albaranes pueden introducirse recibos correspondientes a cobros a cuenta. Para añadir un pago a cuenta añada un recibo. El programa añadirá un recibo por el importe total del documento con la fecha del día en las casillas de fechas de emisión, vencimiento y cobro y por un importe igual al total de la factura. Modifique el importe indicando la cantidad entregada a cuenta. Si debe añadir otros pagos a cuenta repita el proceso. Al generar los recibos de una factura, se descontarán los recibos a cuenta cobrados del cliente según el criterio indicado en Preferencias.


    Temas relacionados:

    Líneas de detalle en albaranes.
    Opciones generales de mantenimiento.