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MANUAL QFACWIN

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  • Campos del Archivo de Artículos y servicios

    En esta página se detallan los campos del archivo de artículos y servicios que aparecen en las distintas pestañas de la ficha del artículo.


    Pantalla de detalle:

    artículos o servicios

    ENLACES CON OTROS ARCHIVOS: En altas y modificaciones tenemos acceso (mediante los botones de búsqueda o pulsando F4 dentro de los campos que lo admitan) al mantenimiento de:

    • Grupos de Artículos (de la empresa propietaria del archivo de artículos)
    • Fabricantes (de la empresa que tengamos seleccionada)
    • Proveedores (de la empresa propietaria del archivo de artículos)
    • Tipos de IVA (de la empresa que tengamos seleccionada)

    En consultas se muestran las pestañas de Pedidos de compra y de venta, ventas y compras del artículo. También se pueden consultar proveedores, fabricantes y categorías con los botones de buscar o F4.

    CAMPOS DESTACABLES:

    Código del Artículo. El valor de este campo es único para todo el archivo. En Altas no se permite añadir un registro cuyo código ya exista. Aunque el campo es alfanumérico, puede tener numeración automática (0000001, 0000002). Consulte Numeraciones.

    Artículo o servicio es la descripción del producto, artículo o servicio.

    Categoría es el grupo de artículos (familia o categoría) al que pertenece. Si se pone debe existir en el archivo de categorías.

    Fecha de alta es la fecha en la que se da de alta un artículo.

    Fabricante es el que fabrica el artículo. Si se pone debe existir en el archivo de fabricantes. El fabricante coincide con el proveedor cuando compramos el artículo directamente al fabricante. Si lo compramos a un mayorista o distribuidor, el fabricante y el proveedor serán distintos. Al seleccionar un fabricante, se llenan por defecto los campos de página web del artículo que hay en la pestaña de Internet.

    % Descuento artículo es el descuento que se aplica por defecto al artículo (puede cambiarse o quitarse) en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

    Acepta descuento Gral. Al calcular presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, sólo se aplica el descuento general sobre artículos o servicios que lo admitan. Aunque puede cambiarse en cada factura, el valor por defecto del artículo o servicio será el de este campo.

    Acepta descuento en líneas. Sólo se aplica el descuento en líneas sobre artículos o servicios que lo admitan. Si la casilla está marcada, el programa permite indicar un descuento a nivel de línea en ese artículo al incluirlo (en altas y modificaciones) en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. Si la casilla no está marcada el programa no permite que se indique ese tipo de descuento.

    Unidades de venta mínima: Aquí puede indicar las unidades de venta mínima y si la venta es en pack. El programa controla si las unidades superan el mínimo o son múltiplos (ejemplo: si venta minima = 12 las unidades pueden ser 12, 13, 14 o superior. Si se marca en pack deben ser múltiplos: 12, 24 o 48). Este campo puede subirse a la tienda de oscommerce (osCommerce Configurar-> pestaña Contribuciones (2)).

    Peso. Es el peso del artículo. Se utiliza en:
    - la composición de artículos por porcentaje y peso para determinar la cantidad a descontar del stock.
    - Para calcular el importe si el programa tiene activada la facturación por pesos en preferencias. Entonces, el precio de tarifa se toma como precio de unidad de peso y el importe se calcula según la fórmula:
    importe = ( unidades x peso del artículo ) x precio de tarifa.

    Proveedores: Esta rejilla contiene los datos de los proveedores: número de orden (preferencia de compra), código, proveedor, referencia del proveedor, propiedades del artículo (si está activado), unidades, precio de compra, descuento, precio final, unidades mínimas de venta y pack.
    Cuando nuestros proveedores tienen distintos embalajes o presentaciones de los artículos que difieren de nuestras unidades de venta, las unidades del proveedor indican las unidades que constan en la referencia del proveedor en relación con nuestro artículo. Por ejemplo, en una papelería el proveedor vende las gomas de borrar en cajas de 24 a 12€ la caja, sin embargo, en la papelería las gomas de borrar se venden por unidades. El artículo de la papelería será: goma de borrar (una unidad) y la referencia del proveedor tendrá 12 unidades y precio = 12 €. El programa mostrará el precio final del proveedor de nuestro artículo dividiendo el precio por el número de unidades ( 12/24 = 0,5 €) teniendo en cuenta el descuento. También podemos definir las equivalencias para que el programa haga la conversión de unidades automáticamente si en Configurar-> Preferencias -> Pestaña facturación está activada la casilla Aplicar conversión de unidades de proveedores. Para utilizar la conversión automática, consulte conversión de unidades de venta del proveedor.
    Respecto a las unidades mínimas de venta y pack, el programa controla si las unidades superan el mínimo o son múltiplos (ejemplo: si venta minima = 12 las unidades pueden ser 12, 13, 14 o superior. Si se marca en pack deben ser múltiplos: 12, 24 o 48).
    Cada artículo puede tener ilimitados proveedores.
    Para eliminar una línea de la rejilla hay que hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción eliminar línea actual. Sobre la rejilla aparece, a título informativo, el proveedor habitual. Puede seleccionar entre los registros de la rejilla cuál es el proveedor habitual, haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción correspondiente. El botón Quitar habitual borra el proveedor habitual pero no lo elimina de la rejilla. Puede modificar el ancho de las columnas de la rejilla para ajustarla a sus necesidades. Una vez ajustadas pulse con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Guardar medidas pantalla. Puede volver a la configuración oroginal del programa seleccionando la opción Restaurar medidas por defecto.

    Artículo con número de serie: Si se marca esta casilla, al añadir datos de pedidos a albaranes y facturas de compra y de venta, si están los números de serie activados, el programa traspasará tantas líneas como unidades para poder introducir el número de serie correspondiente. Sólo se desglosarán los artículos con la casilla marcada.Muestra el total de unidades vendidas del artículo y las vendidas durante el mes anterior. Consulte como trabajar con códigos de barras y números de serie.

    Generar número de serie: Si está activado el sistema de números de serie y el artículo tiene marcada esta casilla, al añadir un albarán o una factura de compra tomando los datos de un pedido al proveedor, el programa desglosará el detalle poniendo tantas líneas como unidades se hayan pedido y, al pulsar grabar, se auto generarán los números de serie para aquellos artículos cuya columna "número de serie" esté en blanco. El número de serie que se auto genera es un número correlativo que se toma de las Numeraciones de la empresa. Puede cambiar el número en Configurar -> Numeraciones Empresa.

    Meses Garantía: Indique el total de meses de garantía que tiene el artículo. Al añadir un RMA (retorno de artículos en garantía) se incluyen estos meses en el registro.

    El recuadro de unidades vendidas hace referencia al resumen del total de ventas de ese artículo: Acumuladas hace referencia al total de unidades de ese artículo que se han vendido en la empresa activa de QFACWIN y en el Período se muestran la unidades vendidas durante el último mes. En el menú de Utilidades, está la opción Recalcular Acumulados, que recalcula las ventas de todos los artículos de la empresa a partir de los datos de los archivos ventas. Normalmente no es necesario ejecutar este proceso ya que se acumulan automáticamente. Debe ejecutarse en caso de fallo del sistema (corte de suministro eléctrico, error de Windows, etc.)

    Controlar el Stock. Marque este campo si quiere que el programa lleve el control de stock del artículo (siempre que la Empresa tenga activada el control de stock) y desmárquelo si no le interesa llevar un stock en este artículo. Por ejemplo una empresa de reparaciones que factura materiales y mano de obra activará el control de stock sólo en los materiales ya que mantener un control de stock de las horas de mano de obra no tiene sentido.
    Atención: Si modifica este campo en un artículo que ya tiene movimientos (compras, ventas, almacén) ejecute la opción Recalcular Stock del menú de utilidades.

    Stock mínimo: Indique las unidades mínimas de stock para que el programa avise. Al llegar al stock mínimo del artículo el programa mostrará un aviso si lo ha configurado en la Empresa (Empresa->Mantenimiento->pestaña Datos empresa).

    Stock actual. Si la empresa tiene activado el control de stock, en consultas se visualiza el stock actual de la empresa que tengamos seleccionada mostrando las unidades que hay en los almacenes 0 y 1. En esta pantalla se muestra el stock pero no se modifica. El stock se calcula en base a los documentos de compras y de ventas y puede modificarse (regularizaciones, mermas inventario,...) con movimientos de almacén.

    Si en preferencias tiene activada la facturación por vencimientos aparecen los campos para indicar si el artículo o servicio tiene vencimiento y el número de meses.

    Al activar el módulo SINLI se muestran dos nuevos campos para SINLI: Autor e ISBN. Estos campos se llenan automáticamente al incorporar artículos a través del módulo SINLI.

    TARIFAS:

    modificar artículos o servicios

    Si en la configuración de la empresa (Empresa->Mantenimiento->pestaña Datos empresa) está activado el campo Actualizar precios de compra, el precio de compra se actualizará automáticamente al introducir albaranes o facturas de compra. Para evitar incorrecciones cuando se introducen albaranes o facturas antiguos, el precio de compra sólo se actualiza si la fecha del albarán o factura es mayor o igual que la fecha de la última compra del artículo. Sin embargo, si el artículo tiene componentes y la composición activada, el precio de compra se actualiza con la suma de los precios de compra de sus componentes.

    Si en la configuración de la empresa (Empresa->Mantenimiento->pestaña Datos empresa) está activado el campo Actualizar precios de compra, cada vez que se actualiza el precio de compra, el programa actualiza automáticamente el precio de compra de los artículos en los que figura como componente.

    modificar empresa

    El campo Coste transporte sirve para tener en cuenta el coste de transporte de cada unidad del artículo en compras al calcular el precio de coste del artículo. El precio de coste del transporte es un campo que debe llenarse y actualizarse manualmente con el precio unitario del coste del transporte del artículo. Este precio del transporte se sumará al precio de compra del artículo para:

    • calcular los precios de venta basados en incrementos de precio de compra.
    • calcular el coste de albaranes y facturas.
    • calcular el margen de beneficio.
    • calcular el precio de compra de los artículos compuestos: es la suma del precio de compra + el precio del transporte de todos sus componentes.

    El campo precio de compra medio (coste ponderado) es un campo informativo que se calcula automáticamente según la formula:
    (precio compra medio * Unidades stock) + ( precio compra * unidades compradas) /  ( Unidades stock + unidades compradas)

    La fecha de última compra y la fecha de última venta son campos automáticos que se actualizan al introducir albaranes y facturas de compra o albaranes y facturas de venta incluyendo ventas con TPV. El proceso de recalcular acumulados de ventas, recalcula la fecha de última venta de todos los artículos.

    El precio de venta que tiene el artículo en cada tarifa puede introducirse directamente o dejar que el programa lo calcule en función de un % de incremento sobre el precio de compra.

    Si se indica un % de incremento sobre el precio de compra en alguna tarifa, el precio de esta tarifa se recalculará cada vez que varíe el precio de compra. El cálculo de los precios de venta se hace redondeando a dos decimales. Si queréis cambiar los decimales debéis ir a Empresa->Mantenimiento y en la pestaña Datos empresa modificar el campo número de decimales para precios.

    El margen es el porcentaje del precio de venta que corresponde al beneficio bruto. Su valor viene determinado por la fórmula: (precio venta - precio coste) / precio venta

    Calcular precio según tabla de transporte: Sirve para artículos de gastos de transporte. Indica al programa que debe calcular el precio de este artículo mediante la tabla de precios de transporte. Cuando incluimos un artículo relacionado con una tabla de transporte en un presupuesto, pedido, albarán o factura, el programa calculará automáticamente el precio en función de la dirección de envío del cliente, el peso de los productos (suma de los pesos de los artículos) y la tabla relacionada con este artículo.

    Puede actualizar los precios de compra y de venta de los artículos de forma automática en el menú-> Utilidades-> Actualizar precios.

    CÓDIGO DE BARRAS:

    Cada artículo puede tener varios códigos de barras debido a países de fabricación, codificaciones o número de unidades distintas por paquete. QFACWIN permite guardar estos códigos de barras con sus respectivas unidades de forma que, al leer el código de barras se puedan establecer las unidades. Ejemplo: un bolígrafo tiene un código de barras y una caja de 50 bolígrafos otro. Ambos identifican el mismo artículo pero al escanear se pondrán 1 o 50 unidades en función del código de barras.

    PROPIEDADES:

    La pestaña propiedades se visualiza cuando el módulo de Propiedades de artículos está contratado. Consulte el detalle de la pestaña Propiedades de articulos.

    COMPOSICIÓN:

    Si la Empresa tiene activada la composición de artículos, se visualizará la pestaña de definición de composiciones.


    INTERNET:

    Marque la casilla internet para que el artículo forme parte de su tienda virtual en Internet. Los artículos y las fotos, se suben a las tiendas virtuales de QFACWEB o OsCommerce con las opciones de actualización del menú WEB. Al marcar un artículo que ya tenía fotos para que suba a internet, QFACWIN modifica automáticamente la fecha de las fotos para que suban a la web. Tenga en cuenta que esta fecha no se actualiza automáticamente si los artículos se marcan utilizando una importación de datos en csv.

    Precio de oferta en Internet. Si se incluye un precio en este campo, el artículo constará como artículo en oferta en la web, apareciendo tachado el precio normal y vigente el que se introduzca en este campo.
    Para quitar el artículo de las ofertas, sólo tiene que poner esta casilla a 0.

    La descripción larga del artículo es la que aparece en la web junto con las fotos en la página de detalle del artículo.

    Las páginas web del artículo contienen la dirección web (url) del fabricante con la información del artículo. Por defecto se toman del fabricante. Algunos fabricantes tienen páginas distintas con las características de cada artículo.

    Los campos de descripción y descripción larga en idioma 2 se utilizan en las webs en dos idiomas para el segundo idioma.

    Los grupos de artículos que subirán a la web como categorías se toman de los artículos seleccionados. Así, si tenemos 10 grupos de artículos en la empresa pero sólo seleccionamos artículos de un grupo para vender en la web, en Internet sólo aparecerá este grupo (categoría).

    Número de orden en el catálogo: Indique el número de orden en que quiera que aparezca el artículo en el catálogo.

    OsCommerce: Indique si el artículo debe aparecer en las secciones Novedades (1) o Destacados (2), si utiliza la contribución features (destacados).


    FOTOS:

    Puede introducir seis fotos de cada artículo para traspasar automáticamente a la web (catálogo, tienda virtual, osCommerce) o para diseñar etiquetas, catálogos, fichas de producto o tarifas de precios con los listados configurables. Las fotos se guardan en el programa, independientemente de que las tenga en otra carpeta. El nombre de las fotos admite hasta 100 caracteres. Una vez ha insertado alguna foto, el botón insertar foto se posiciona en la última carpeta de la que se tomaron las imágenes.

    El tamaño original de las fotos se mantiene en la web si en configuración de la web no está activado reducir tamaño fotos grandes.

    Si se activa reducir tamaño fotos grandes se reducirán proporcionalmente las fotos que superen los siguientes tamaños:
    - Fotos verticales: 300 pixels de alto x 214 de largo.
    - Fotos horizontales: 179 pixels de alto x 250 de largo.

    El tamaño real de las fotos, se muestra al pasar con el ratón por encima de ellas.

    fotos artículos

    En la pestaña Fotos también puede indicar archivos relacionados.

    ARCHIVOS RELACIONADOS: En altas y modificaciones se pueden adjuntar archivos relacionados (como un presupuesto detallado en Word, la ficha técnica de un artículo o una factura de un proveedor en pdf). Pulse el botón de búsqueda botbusquedapara indicar el archivo relacionado. Para acceder al documento pulse el botón abrir botobrir y Windows lo abrirá con el programa que tenga asignado por defecto para ese tipo de archivo. Al indicar un archivo relacionado, se guarda una copia del documento en la carpeta docs del programa.

     

    PEDIDOS COMPRA, PEDIDOS VENTA, COMPRAS Y VENTAS:

    Las pestañas de Pedidos de compra y de venta, Compras y ventas son descriptivas y sólo aparecen en consultas, no en altas o modificaciones. Muestran las compras y ventas del artículo. Permiten consultar los documentos (pedidos de compra, facturas y albaranes de compra y venta) haciendo doble click en la rejilla.

    consultar empresa compras y ventas