Control de stock de artículos con lote/caducidad
El módulo de control de stock por lotes y caducidades se activa introduciendo la licencia correspondiente y marcando la casilla Utilizar Lotes en configurar -> preferencias -> pestaña facturación.
Cuando se activa el sistema control de stock por lotes y caducidades se añade la pestaña Lotes en los artículos para mostrar los lotes y el campo para marcar los artículos con lotes. En las líneas de detalle de Albaranes y facturas de compra y de venta se añaden los campos correspondientes al lote y la caducidad.
En configurar -> preferencias -> pestaña facturación también se puede configurar la asignación automática de lotes / caducidades y la validación de los lotes.
- Asignación automática de lotes: si se marca, cuando desde un albarán o factura se toman datos de un presupuesto o pedido, el programa asigna los lotes automáticamente en función de la disponibilidad y la caducidad de los lotes existentes en el artículo. Pueden modificarse manualmente seleccionando otro lote.
- Validar lotes: Si se marca, el programa obliga a poner lote si el artículo admite lote (si tiene el campo Lote de la pestaña lotes activado) y no permite poner lote si el artículo no admite lote (si tiene el campo Lote de la pestaña lotes desactivado).
Al activar el módulo se muestra la pestaña lotes en los artículos. Marque el campo Artículo con lote/caducidad para indicar que el articulo debe llevar control de lotes.
Este campo sirve tanto para validar que siempre se introduzca lote si el artículo debe llevarlo como para evitar que por error se introduzcan lotes en artículos que no lo admiten (tanto en compras como en ventas).
Hay que marcarlo en todos los artículos que tengan lote. Si ya ha dado de alta los artículos, puede marcarlos en bloque mediante una importación con un CSV que tenga los campos:
- Código del artículo: CCODIART
- Acepta Lote S/N: LLOT
En compras los lotes sólo afectan a Albaranes y facturas. En pedidos de compras no se muestran. En ventas los lotes sólo afectan a albaranes y facturas. En pedidos y presupuestos no se muestran.
El stock por lotes es similar al de artículos: suma en compras y resta en ventas. Pueden añadirse manualmente movimientos de almacén. El proceso de Utilidades-> Recalcular stock también recalcula el stock de lotes.
El programa permite añadir un lote sin caducidad pero no una caducidad sin lote.
En compras y movimientos de almacén, si no existe un lote / caducidad, se añade.
En ventas el lote debe existir previamente en el artículo. Si existe se permite ponerlo manualmente aunque no tenga stock suficiente.
El día de caducidad, el lote se considera caducado. Se consideran no caducados los anteriores a la fecha de caducidad.Si se incluye un lote caducado (a fecha del albarán o de la factura) el programa avisa pero permite seleccionarlo.
En ventas, al poner el código del artículo, puede asignarse un lote manualmente, pulsando [F4] o con el botón de búsqueda en las columnas Lote y caducidad. Desde la pantalla de búsqueda se puede acceder al mantenimiento del artículo y añadir el lote si todavía no se ha dado de alta.
Si está marcada la opción Asignación automática de lotes/caducidades, el programa busca el lote más antiguo no caducado y lo asigna directamente (se puede modificar manualmente seleccionando/añadiendo un lote). Al grabar la línea se comprueba que el lote indicado tenga suficiente stock. Si con el stock no es suficiente, se pone en la línea actual todo el stock que tenga el lote/caducidad y se genera una nueva línea con la diferencia (unidades pedidas - stock lote más antiguo) con el lote siguiente en orden a la fecha de caducidad más antigua. Si no hubiera suficiente con el stock del segundo lote, se haría lo mismo con un tercero, etc. Si quedan unidades por asignar y no se encuentran más lotes el programa avisa y genera una línea con las unidades pendientes de asignar y el lote en blanco.
Lo ideal es empezar de cero con el proceso de compras, asignando los lotes conforme lleguen y vendiendo éstos.
Sin embargo, se puede indicar un stock inicial a un lote mediante movimientos de almacén, pero hay que tener en cuenta que un movimiento de almacén suma el artículo y el lote. Por tanto, en artículos que ya están dados de alta en QFACWIN y tienen un stock previo, hay que añadir un movimiento para restar las unidades sin lote y otro para sumar las unidades de cada lote.
Por ejemplo, el artículo A existía previamente y tiene un stock de 10 unidades. Para indicar que de las 10 unidades del artículo A, 7 son del lote L1 y 3 son del lote L2, habría que
- quitar las 10 unidades del artículo A sin lote (un movimiento de -10 con el lote en blanco) y
- añadir un movimiento de 7 al artículo A lote L1 y
- otro movimiento de 3 al artículo A lote L2.
Pueden añadirse las unidades de cada lote/caducidad con una importación de movimientos de almacén en CSV. Debe hacerse como si fueran movimientos de almacén con las unidades en la columna QUANT (no con el campo NSTOCK, que corresponde a cambiar stock a y genera un movimiento con la diferencia). El csv debe tener los campos:
- Código del artículo: CCODIART
- Unidades del movimiento: QUANT
- Concepto del movimiento (si es el mismo para todos los movimientos puede indicarse en la pantalla de importación en lugar de en el csv): CDESCRI
- Lote: CLOT
- Fecha de caducidad (dd/mm/aaaa): DCADU
En el apartado de importar movimientos de almacén se indica la fecha del movimiento, el almacén, la descripción si no se ha incluido en el csv y se importa el csv.
En el ejemplo del artículo A, la estructura del csv debería ser:
En la pantalla de importación indicamos la fecha, el almacén y el concepto y pulsamos el botón Archivo CSV:
Una vez realizada la importación podemos comprobar los lotes en el artículo:
Los movimientos importados quedan grabados en el archivo de movimientos de almacén:
Para poder imprimir el lote y/o la caducidad en los documentos hay que recuperar los campos correspondientes (DETALLE->LOTE/N.SERIE y DETALLE->CADUCA) en el diseño del formato.
En Listados-> artículos están los listados de movimientos por Número de serie/lote y de stock por lotes y caducidades que le permitirán la trazabilidad del artículo.
Por último, en el menú Utilidades está disponible una opción para borrar los lotes/caducidades sin stock de la pantalla Lotes del artículo.