Ejemplo de Diseño de factura paso a paso
En esta página se muestra un ejemplo de diseño de facturas paso a paso como base al diseño de cualquier formulario.
Al ir a Configurar-> diseñar facturas-> formato-> nuevo, se genera el formato por defecto. No utilice la opción "nuevo como" para generar un formato del mismo tipo de documento ya que está pensada para copiar formatos de otros tipos. Por ejemplo, para diseñar albaranes partiendo del diseño de una factura.
- Para poner vuestro logo en la cabecera:
El logo puede indicarse en la Empresa. El formato por defecto incluye el campo para el logo e imprime el indicado en Empresa, puede modificarlo accediendo a las propiedades (marcar el campo y pulsar con el botón derecho del ratón). Para añadirlo desde el diseñador, si el formato no tiene ninguno, ir al menú recuperar y elegir logo1.
En la banda de cabecera aparece un recuadro correspondiente al logo. Darle un clic para que se marque y hacer doble clic (o pulsar F11) o el botón derecho del ratón para acceder a las propiedades del logo. Aparece una ventana de propiedades.
Pulsar el botón Gráfico para seleccionar el archivo con vuestro logo. Darle a grabar y ya tenéis el logo en la cabecera.
- Añadir un texto fijo:
Situar el cursor donde queráis ponerlo en la banda de cabecera, de detalle o del pie y pulsar el botón derecho del ratón: aparece un menú. Seleccionar añadir texto. Hacer doble clic (o pulsar F11) o el botón derecho para acceder a las propiedades. Escribir la dirección o lo que queráis en el campo Texto. Podéis cambiar el tipo de letra o utilizar colores básicos pulsando el botón Font. En la misma pantalla de propiedades se puede seleccionar un color personalizado. Pulsar el botón grabar para salir. Para textos largos se recomienda utilizar un campo de texto por línea.
- Si queréis quitar un campo o texto para que no salga impreso:
Marcarlo con un clic y hacer doble clic (o pulsar F11) o el botón derecho del ratón para acceder a propiedades. Desmarcar el campo Visible y darle a Grabar.
El campo desaparece de la pantalla y se sitúa en el menú recuperar por si decidís volverlo a poner.
ES NECESARIO QUE UN CAMPO ESTÉ MARCADO PARA PODER ACCEDER A SUS PROPIEDADES
- Para mover de sitio un campo:
Se marca con un clic y se arrastra hasta dónde se quiera poner. También se puede mover desde la pantalla de propiedades indicando en milímetros la posición exacta del lugar elegido con los campos, arriba (distancia desde el margen superior) e izquierda (distancia desde el margen izquierdo). Puede seleccionar varios campos simultáneamente manteniendo pulsada la tecla CTRL y haciendo clic con el ratón. Para deseleccionar un campo seleccionado vuelva a pulsar CTRL y haga clic con el ratón sobre él. Para deseleccionarlos todos haga clic con el ratón sobre una zona en blanco del diseñador.
Para mover un campo de banda (de cabecera al pié de factura o viceversa), hay que hacerlo desde la pantalla de propiedades del campo. En el apartado banda, seleccionar del menú la opción deseada (cabecera o pie). Al pulsar el botón de grabar, el campo se situará en la parte superior izquierda de la banda seleccionada.
Para cambiar su tamaño, marcarlo con un clic de ratón, situar el cursor en un extremo y aparecerá una doble flecha. Mantener pulsado el botón izquierdo y arrastrar el ratón hasta conseguir la medida adecuada y entonces lo soltáis. También podéis ajustar el tamaño manualmente accediendo a la ventana de propiedades y modificando los campos, largo y ancho.
En la banda del pie de factura hacéis lo mismo. Movéis los campos y quitáis los que no os interesen.
- Banda de detalle (azul)
La banda de detalle representa una línea del detalle de la factura.
Lo que se diseña es el formato de cada línea.
Al imprimir, el programa aplica este formato a cada una de las líneas
que haya en la factura.
Si añadimos un texto en el diseño de la línea de
detalle, éste se repetirá en cada línea al imprimir
la factura.
Si queréis poner explicaciones, títulos, etc. debéis hacerlo
en la factura (o albarán). Utilizando el campo descripción.
Podéis poner líneas que tengan sólo la descripción
(sin poner unidades, ni artículo, ni precio, etc.).
El programa permite facturar sin artículos y por tanto podéis
introducir lo que queráis en las líneas de detalle utilizando
el campo descripción. Incluso es posible dejar líneas en
blanco.
De momento, dejar la banda de detalle como está y probar escribiendo
lo que queráis en la factura. Una vez veáis los resultados,
podéis cambiar los campos de la línea de detalle.
- Para guardar el formato
Poner un nombre de archivo de 8 o menos caracteres de largo y sin acentos, eñes ni espacios en blanco ya que en algunos ordenadores da problemas. Por ejemplo: FRA1 y lo guardáis.
Salir del diseñador.
Ahora debéis asignar este formato a la empresa o empresas
que queráis para que al imprimir, tome por defecto el formato que
hayáis has generado en lugar del estándar.
Ir a empresa->mantenimiento->modificar y en el campo de Formato
de facturas le ponéis FRA1.DBF (o le dais al botón buscar
y la seleccionáis).
- Para Aumentar la zona de impresión del detalle de artículos:
Para ampliar la cantidad de líneas que se imprimen
en la banda de detalle hay que disminuir el tamaño de la banda
de cabecera y/o la de pie de factura.
En el momento de imprimir, el programa confecciona la página situando
la banda de cabecera arriba de todo de la página, la de pie al
final de la página y el espacio restante lo utiliza para el detalle
de la factura. Imprime tantas líneas de detalle como le quepan
en este espacio restante dependiendo del ancho de la línea de detalle.
Para modificar el ancho de las bandas de pie o de cabecera, hay que mover primero los campos ya que si quedan fuera de las medidas de la banda se "esconden". Luego pulsar el botón derecho encima de la banda e ir a Propiedades para modificar las medidas.
- Para Imprimir en un papel más pequeño e imprimir etiquetas:
Debe seleccionarse el tipo y tamaño del papel en el menú Papel.
Es imprescindible que la impresora instalada en Windows
admita el papel seleccionado.
Una vez seleccionado el papel hay que disminuir el tamaño de las
bandas de cabecera y de pie para que quepa todo en el nuevo tamaño.
Para modificar el ancho de las bandas de pie o de cabecera, hay que mover
primero los campos ya que si quedan fuera de las medidas de la banda se
"esconden". Luego pulsar el botón derecho encima de la
banda e ir a Propiedades para modificar las medidas.
Para diseñar etiquetas, en propiedades de la banda debe indicar como tamaño de la banda las medidas de la etiqueta, por ejemplo 50x40. Para imprimir etiquetas en papel continuo o en hojas con varias etiquetas, debe indicar en el tipo de papel: por defecto (impresora) y definir la disposición de las etiquetas en el papel (etiquetas por fila y columna y la separación entre columnas).
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