Esta web utiliza cookies para mejorar la navegación y con fines analíticos. Si continua navegando, consideraremos que acepta la política de cookies.
Más información     Aceptar

software de gestión  

Síguenos en:  facebook twitter youtube pinterest  

MANUAL QFACWIN

  • Inicio
  • Novedades de la versión
  • Instalación en red
  • Como empezar
  • Preguntas frecuentes
  • Enviar documentos por e-mail
  • Enviar whatsapp
  • Utilizar código de barras
  • Archivos
  • Procesos
  • TPV
  • Listados
  • Estadística
  • Empresa
  • Configurar
  • Utilidades
  • Agenda
  • QFACWEB
  • OsCommerce
  • Prestashop
  • WooCommerce
  • Magento
  • Apéndices
  • EMPRESAS

    Video tutorial: Cómo crear una empresa.

    mantenimiento empresas

    mantenimiento de empresas

     

    AÑADIR: Permite crear una empresa nueva. Una vez creada la empresa aparece una pantalla donde puede copiar los archivos maestros de otra empresa existente. Esto permite cerrar períodos de una empresa y abrir otro ejercicio con todos los archivos maestros del antiguo y el stock inicial (si la empresa lo tenia activado) pero con los archivos de facturas, compras y gastos, albaranes y pedidos vacíos y preparados para el nuevo ejercicio. Si lo desea, puede copiar los albaranes pendientes de facturar, los pedidos pendientes de servir, seguir con las numeraciones (facturas, compras, etc.) del ejercicio anterior (copiar también numeraciones) o empezar de 0 con otras numeraciones, etc. Esta opción permite eliminar artículos o clientes que ya no se utilizan ya que, al no aparecer en ninguna factura, el programa permite su borrado.

    DUPLICAR: Se puede utilizar para crear una nueva empresa copiando las pantallas de la empresa indicada. Los archivos estarán vacíos pero no será necesario llenar las distintas pantallas de la Empresa (Datos Empresa, Preferencias, Tarifas,...) con los datos fiscales, logo, formatos de impresión, etc. porque los habrá copiado de la original. Es útil si a nivel fiscal no ha cambiado la empresa pero se va a utilizar otra en QFACWIN sea para cambiar de ejercicio fiscal o para poder eliminar registros obsoletos. Una vez creada la empresa aparece una pantalla donde puede copiar los archivos maestros de otra empresa existente.

    BORRAR: Se borrarán todos los archivos de la empresa que esté marcada en el listado y no podrá recuperarlos. El programa solicitará su confirmación antes de ejecutar esta acción.

    MODIFICAR: Le permite hacer modificaciones a una EMPRESA que ya esté creada (como activar el control de stock, el recargo de equivalencia, etc.).

    CONSULTAR: Podrá consultar todos los datos de la empresa que tenga, pero no podrá modificar ningún dato. Haciendo doble clic con el ratón sobre del nombre de la empresa, abrirá la opción de CONSULTAR.

    CERRAR ACTUAL: Cierra la empresa activa para poder acceder a los datos de otra empresa.

    ABRIR: Abre la empresa seleccionada.

    Empresa Inicial: establece la empresa que se abrirá al ejecutar el programa. Esta configuración se guarda a nivel de usuario por lo que cada usuario puede tener una empresa inicial distinta.

     

    COMO CREAR UNA EMPRESA CON LOS DATOS DE OTRA

    El software de gestión QFACWIN permite trabajar con distintas empresas. Según sus necesidades o preferencias, las empresas pueden representar distintos conceptos:

    - La actividad de distintas empresas físicas reales. Por ejemplo: Suministros S.L. y Pepito S.A. En este caso, cada empresa tendrá sus propios clientes, artículos y proveedores y serán completamente independientes. Basta con pulsar el botón Añadir, completar los datos de la empresa y grabar.

    - La actividad de una empresa física real en diferentes períodos: Estos períodos no tienen necesariamente que ser de un año ni corresponder con un sólo ejercicio fiscal. Pueden corresponder a dos años, tres años o se puede tener toda la facturación en la misma empresa. Por ejemplo la E00 contendría la facturación de los años 2000 a 2004 y la E01 la de los años 2005 a 2008 de la misma empresa física. Cuando se da de alta una empresa para continuar con un nuevo periodo de una empresa existente, el software de gestión QFACWIN le permite copiar los datos de los archivos maestros (Clientes, Artículos, Proveedores, Bancos, stock actual, etc.) de la empresa que se cierra (la del periodo anterior) de forma que una vez copiados los datos, las dos empresas van por separado. Se recomienda no cambiar de empresa cada año ya que se pierde el historial de compras y ventas en la nueva empresa (se puede consultar consolidando las empresas en listados y estadísticas). Más adelante encontrará el apartado acerca de cómo cerrar el año fiscal.

    Si queremos cambiar de período en el año 2018 tendremos que añadir una empresa, la A01, que tendría sus propios archivos copiados de la A00. Para ello, primero añadimos la empresa o la duplicamos si se van a mantener los mismos datos en las diferentes pantallas de la empresa que en la empresa original:

    añadir empresa


    Justo después de añadir la empresa aparece la pantalla que permite copiar los archivos maestros de la A00 en la A01. Hay que indicar el código de la empresa y seleccionar los datos a copiar. Al pulsar Añadir, los archivos maestros de la empresa original se copiarán en la nueva empresa.

    añadir datos de empresa

    - La actividad de una empresa física real dividida en diferentes series de facturación correspondientes a actividades o departamentos distintos pero del mismo periodo de facturación: Esta opción se utilizaba para gestionar varias tiendas online que compartían los mismos productos pero con el módulo para gestionar 5 tiendas ya no es necesaria. Se mantiene para conservar datos de ejercicios anteriores. En este caso, el software de gestión QFACWIN le permite utilizar los archivos maestros (Clientes, Artículos, Proveedores) de otra empresa de forma que la empresa A00 tendría estos archivos y la empresa B00 utilizaría los de la empresa A00. Aunque el proceso es transparente al usuario, cuando hacemos cualquier cambio en estos archivos desde la empresa B00, realmente se realiza en los archivos de la empresa A00 puesto que la empresa B00 no los tiene y utiliza los de la A00. QFACWIN le permite tener distintas series de facturación con formatos de impresión distintos en la misma empresa, por lo que no necesariamente debe crear una empresa para cada serie.

    A lo largo del manual, nos referimos a empresa propietaria de los archivos cuando una empresa tiene archivos maestros propios (no utiliza los de otra empresa).

    Para añadir una empresa que utilice los datos de otra, basta con indicar el código de la empresa propietaria de los archivos en el apartado Utilizar los archivos maestros de otra empresa:

     

    añadir empresa

    Justo después de añadir la empresa, también aparecerá la pantalla de añadir los datos de otra empresa. Como la empresa B01 no tiene sus propios archivos porque hemos indicado que utilizará los de la empresa A01, la copia de archivos tiene algunos campos desactivados:

    añadir datos

    En la pantalla de mantenimiento podemos ver las cuatro empresas. Si configuramos esta pantalla para que nos muestre si la empresa utiliza sus propios archivos o los de otra veremos que la B00 utiliza los de la A00 y la B01 los de la A01:

    mantenimiento de empresas

     

     

    CÓMO CAMBIAR DE EJERCICIO FISCAL

    Para cambiar de ejercicio fiscal se puede simplemente cambiar la numeración o la serie de las facturas manteniendo la misma empresa o bien crear una nueva empresa. Los aspectos a tener en cuenta son:
    -es aconsejable cambiar de empresa si hay muchas facturas y/o datos obsoletos (artículos o clientes) ya que, si aparecen en algún documento (facturas, albaranes,...) no se pueden borrar. En la empresa nueva si pueden borrarse ya que no existen documentos vinculados.
    -si se crea una nueva empresa, en la suite del cliente o en la del proveedor no se reflejarán los datos de ejercicios anteriores. Pueden consultarse en listados y estadísticas, añadiendo las empresas al hacerlos o indicándolo por defecto en Empresa-> Mantenimiento->pestaña Tarifas y consolidación.
    -si se crea una empresa nueva para el nuevo ejercicio con datos de la del anterior ejercicio, se deben COPIAR (nunca compartir) los datos.  La pantalla de copiar datos de otra empresa se muestra justo después de crear la nueva. No es aconsejable que empresas de distintos períodos compartan datos, ya que está pensado para trabajar con distintas empresas durante el mismo período y no permitiría eliminar los datos obsoletos.


    Temas relacionados:

    Detalle del archivo de empresas.
    Video tutorial: Cómo crear una empresa.
    Opciones generales de mantenimiento.