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MANUAL QFACWIN

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    Video tutorial: Cómo crear una empresa.

    mantenimiento empresas

    mantenimiento de empresas

     

    AÑADIR: permite crear una empresa nueva. Una vez creada la empresa aparece una pantalla donde puede copiar los archivos maestros de otra empresa existente. Esto permite cerrar períodos de una empresa y abrir otro ejercicio con todos los archivos maestros del antiguo y el stock inicial (si la empresa lo tenia activado) pero con los archivos de facturas, compras y gastos, albaranes y pedidos vacíos y preparados para el nuevo ejercicio. Si lo desea, puede copiar los albaranes pendientes de facturar, los pedidos pendientes de servir, seguir con las numeraciones (facturas, compras, etc.) del ejercicio anterior (copiar también numeraciones) o empezar de 0 con otras numeraciones, etc. Esta opción permite eliminar artículos o clientes que ya no se utilizan ya que, al no aparecer en ninguna factura, el programa permite su borrado.

    BORRAR: Se borrarán todos los archivos de la empresa que esté marcada en el listado y no podrá recuperarlos. El programa solicitará su confirmación antes de ejecutar esta acción.

    MODIFICAR: Le permite hacer modificaciones a una EMPRESA que ya esté creada (como activar el control de stock, el recargo de equivalencia, etc.).

    CONSULTAR: Podrá consultar todos los datos de la empresa que tenga, pero no podrá modificar ningún dato. Haciendo doble clic con el ratón sobre del nombre de la empresa, abrirá la opción de CONSULTAR.

    CERRAR ACTUAL: Cierra la empresa activa.

    ABRIR: Abre la empresa seleccionada.

    Empresa Inicial: establece la empresa que se abrirá al ejecutar el programa. Esta configuración se guarda por usuario por lo que cada usuario puede tener una empresa inicial distinta.

     

    COMO CREAR UNA EMPRESA CON LOS DATOS DE OTRA

    El software de gestión QFACWIN trabaja con empresas. Según sus necesidades o preferencias, las empresas pueden representar distintos conceptos:

    - La actividad de distintas empresas físicas reales. Por ejemplo: Suministros S.L. y Pepito S.A. En este caso, cada empresa tendrá sus propios clientes, artículos y proveedores y serán completamente independientes.

    - La actividad de una empresa física real en diferentes períodos: Estos períodos no tienen necesariamente que ser de un año ni corresponder con un sólo ejercicio fiscal. Pueden corresponder a dos años, tres años o se puede tener toda la facturación en la misma empresa. Por ejemplo la E00 contendría la facturación de los años 2000 a 2004 y la E01 la de los años 2005 a 2008 de la misma empresa física. Cuando se da de alta una empresa para continuar con un nuevo periodo de una empresa existente, el software de gestión QFACWIN le permite copiar los datos de los archivos maestros (Clientes, Artículos, Proveedores, Bancos, stock actual, etc.) de la empresa que se cierra (la del periodo anterior) de forma que una vez copiados los datos, las dos empresas van por separado.

    - La actividad de una empresa física real dividida en diferentes series de facturación correspondientes a actividades o departamentos distintos pero del mismo periodo de facturación: por ejemplo la empresa A00 correspondería a la serie de facturación A (facturas nacionales) y la empresa B00 correspondería a la serie de facturación B (facturas de exportación exentas de IVA). Otro ejemplo podría ser una empresa que tiene una línea de ventas y una línea de servicio técnico. En este caso, el software de gestión QFACWIN le permite utilizar los archivos maestros (Clientes, Artículos, Proveedores) de otra empresa de forma que la empresa A00 tendría estos archivos y la empresa B00 utilizaría los de la empresa A00. Aunque el proceso es transparente al usuario, cuando hacemos cualquier cambio en estos archivos desde la empresa B00, realmente se realiza en los archivos de la empresa A00 puesto que la empresa B00 no los tiene y utiliza los de la A00. QFACWIN le permite tener distintas series de facturación en la misma empresa.

    A lo largo del manual, nos referimos a empresa propietaria de los archivos cuando una empresa tiene archivos maestros propios (no utiliza los de otra empresa).

    Lo más frecuente es tener los dos últimos casos juntos, con lo que tendríamos las empresas A00 y B00 que representan dos tipos de facturación distintas correspondientes al año 2015 de las cuales la A00 seria propietaria de los archivos maestros y la B00 utilizaría los de la A00.

    Si queremos cambiar de período en el año 2018 tendremos que añadir dos empresas: la A01 que tendría sus propios archivos copiados de la A00 y la B01 que utilizaría los de la A01:

    añadir empresa


    Al añadir la empresa, copiaremos (indicándolo en la pantalla que aparece inmediatamente después de añadirla) los archivos maestros de la A00 en la A01.

    añadir datos de empresa

    Una vez hemos creado la empresa A01 añadimos la B01 e indicamos que la B01 utiliza los archivos de la A01 (una vez creada se pueden completar los datos de la empresa):

    añadir empresa

    Justo después de añadir la empresa, en la pantalla de añadir datos, copiaremos los datos que nos quedan de la B00 a la B01. Como la empresa B01 no tiene sus propios archivos porque hemos indicado que utilizará los de la empresa A01, la copia de archivos tiene algunos campos desactivados:

    añadir datos

    En la pantalla de mantenimiento podemos ver las cuatro empresas. Si configuramos esta pantalla para que nos muestre si la empresa utiliza sus propios archivos o los de otra veremos que la B00 utiliza los de la A00 y la B01 los de la A01:

    mantenimiento de empresas

     

     

    CÓMO CAMBIAR DE EJERCICIO FISCAL

    Para cambiar de ejercicio fiscal se puede simplemente cambiar la numeración o la serie de las facturas manteniendo la misma empresa o bien crear una nueva empresa. Los aspectos a tener en cuenta son:

    -es aconsejable cambiar de empresa si hay muchas facturas y/o datos obsoletos (artículos o clientes) ya que, si aparecen en algún documento (facturas, albaranes,...) no se pueden borrar. En la empresa nueva si pueden borrarse ya que no existen documentos vinculados.
    -si se crea una nueva empresa en la suite del cliente o en la del proveedor no se reflejarán los datos de ejercicios anteriores. Pueden consultarse en listados y estadísticas, añadiendo las empresas al hacerlos o indicándolo por defecto en Empresa-> Mantenimiento->pestaña Tarifas y consolidación.
    -si se crea una empresa nueva para el nuevo ejercicio con datos de la del anterior ejercicio, se deben COPIAR (nunca compartir) los datos.  La pantalla de copiar datos de otra empresa se muestra justo después de crear la nueva. No es aconsejable que empresas de distintos períodos compartan datos, ya que está pensado para trabajar con distintas empresas durante el mismo período.


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