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  • FACTURACIÓN POR VENCIMIENTOS

    La facturación por vencimientos permite facturar artículos o servicios periódicamente en base a su fecha de vencimiento sin necesidad de crear plantillas fijas.

    Procesos

    Básicamente consiste en marcar el vencimiento y la periodicidad en meses (mensual, trimestral, anual, etc.) de un artículo, servicio o concepto en el momento que se factura. El proceso de facturación por vencimientos, busca todos los artículos, servicios o conceptos en las líneas de detalle de las facturas ya emitidas que tengan vencimiento en el periodo a facturar, los agrupa por cliente y genera una factura a cada cliente con estos artículos, servicios o conceptos calculando el nuevo vencimiento en función de los meses de vencimiento indicados.

    Activar el proceso de facturación por vencimientos

    Para activar la facturación por vencimientos hay que ir a Configurar -> Preferencias -> pestaña Facturación.

    Activar facturación por vencimientos

    - Marcar la casilla Activar facturación por vencimientos

    - La casilla Unificar vencimiento a día 1 sirve para tener todos los vencimientos a día uno de cada mes. En algunos casos ahorra costes administrativos y bancarios. Funciona de la siguiente forma: el cálculo del vencimiento se hace siempre a día 1 del mes siguiente: por ejemplo vto. mensual de factura del 23/02/01 vto: 01/04/01 (en lugar de 23/03/01 que seria el vto. Sin unificar). Se "pierden" algunos días pero se concentra todo el trabajo de facturación a principio de cada mes y te olvidas hasta el mes siguiente.

    Puesto que, en facturación por vencimientos, va repitiendo el detalle de lo facturado, es importante trabajar con artículos-servicios en lugar de introducir directamente el concepto en la factura (aunque el programa permite hacerlo directamente). El proceso de facturación por vencimientos toma el precio del artículo, si existe, y por ello, en el caso de un aumento de precios sólo tendréis que modificar el precio del artículo-servicio. Si no se hace así, y se han introducido directamente los conceptos, cuando haya cambios habrá que modificar el precio en cada factura una vez emitida.

    añadir artículos con vencimiento

    Para indicar que un artículo tiene vencimiento hay que hacerlo en el mantenimiento de artículos-servicios marcando la casilla artículo con vencimiento y poniendo los meses de vencimiento (mensual = 1, trimestral = 2, anual = 12, etc.).

    Si se marca la casilla Recalcular a vencimiento, el programa releerá los datos de la ficha del artículo en el momento de hacer el vencimiento (por si ha cambiado de precio o alguna otra característica del artículo).
    Por el contrario, si la casilla está desmarcada, el programa hará el vencimiento de la línea de la factura tal y como está, sin releer el artículo de nuevo. Esto es útil si se ha modificado un artículo manualmente en alguna línea de la factura y queremos que se renueve tal y como está, manteniendo todos los datos de la factura anterior (precio especial, descuento puntual, o alguna nota en la descripción del artículo).
    Esta opción también puede marcarse manualmente en la factura sin necesidad de que esté marcada en el artículo, poniendo en la columna "Recal. a VT." de las líneas de detalle de facturas una S (si) o una N (no) según proceda.

    El campo Fra.Vto de cada línea de detalle es automático y lo rellena el proceso de facturación por vencimientos con la empresa y el número de factura dónde se ha facturado el vencimiento. Esto sirve para no repetir facturas si se vuelve a pedir el mismo periodo y para saber dónde se ha facturado el siguiente vencimiento.

    Se pueden poner líneas de descripción que se repitan en las siguientes facturas (por ejemplo el número de contrato) poniéndolo en la descripción y añadiendo los meses de vto y la fecha manualmente.

    Proceso de facturación por vencimientos

    Para emitir las facturas hay que ir al menú Procesos -> Facturación por vencimientos.

    facturación por vencimientos

    Para la selección de las facturas a emitir hay que introducir las fechas de vto., los códigos de cliente que se quieren facturar (por defecto se seleccionan todos), la fecha que tendrán las facturas que se emitan y la serie de facturación.

    Marque la casilla correspondiente si quiere imprimir las facturas generadas.

    Marque Enviar por e-mail para que se envien automáticamente por e-mail.

    Si marca el campo Mantener formas de pago, la forma de pago se tomará de la factura anterior en lugar de tomarla del cliente. Este sistema permite asignar a un cliente una forma de pago de cara a la facturación general y otra en el caso de artículos con vencimiento. Por ejemplo, una tienda de informática vende material a un cliente que paga a 30, 60 y 90 días pero le cobra el servicio de mantenimiento mensualmente en un solo recibo. Si utilizara la forma de pago del cliente (con la casilla Mantener formas de pago desmarcada) los recibos del mantenimiento se generarían a 30, 60 y 90 días en lugar de en un sólo recibo.

    Facturar vencimientos de periodos anteriores correspondientes a otra empresa: Se utiliza cuando se cierra un periodo y se cambia de empresa ya que, al dar de alta la nueva empresa, los vencimientos estarán en las facturas de la antigua. Debe indicarse el código de la empresa que tenga los datos del periodo anterior para que el programa busque los vencimientos a facturar.

    Para anular los vencimientos de una factura y evitar que se genere una nueva factura en futuros procesos de facturación por vencimientos, basta con borrar la fecha y los meses de vencimiento de la última factura para que no se genere la siguiente.

    Ejemplo de utilización: Una empresa que vende equipos de aire acondicionado y dispone de un servicio de mantenimiento anual.

    En artículos-servicios se darían de alta los equipos de aire acondicionado (sin marcar que tienen vencimiento) y un servicio de mantenimiento anual con vto. y meses de vencimiento = 12.

    Al vender un equipo y el mantenimiento al cliente 100 y dar de alta la primera factura con fecha 01/10/2015:

    En el detalle de artículos, al seleccionar el artículo Servicio de mantenimiento anual, el programa calcula el vencimiento automáticamente en función de la fecha de la factura y guarda los meses de vto. en la misma línea de detalle (vto.= 01/10/2016 y meses = 12).

    En cambio al seleccionar el artículo correspondiente al equipo de aire acondicionado, el programa deja estos campos en blanco.

    Cuando se pida en facturación por vencimientos que se emitan las facturas con vencimiento el 01/10/2016, se generará una factura para el cliente 100 con el servicio de mantenimiento anual ya que tiene vencimiento en el periodo.

    Si durante el año, el cliente 100 hubiera anulado el contrato, sólo hay que borrar la fecha de vencimiento y los meses de vencimiento de la factura para que no genere la nueva.