Detalle y procedimiento de gestión de garantías (RMA)

Para poder controlar todos los pasos y gestiones de un producto en garantía devuelto por el cliente, debe añadir un registro para cada producto que llegue para su devolución o reparación. Esto puede hacerse directamente desde el mantenimiento de control de garantías, añadiendo un nuevo registro o directamente desde la factura. Puede acceder a la factura desde el mantenimiento de facturas o desde la suite del cliente.

Si añade directamente un registro de RMA puede localizar el artículo tecleando directamente el número de serie y pulsando el botón Buscar. El programa busca el número de serie y llena automáticamente los campos del cliente, el artículo, la factura y el proveedor correspondientes. Si prefiere localizar la factura, pulse el botón de búsqueda del campo factura y accederá al mantenimiento de facturas desde el que podrá consultar la factura y localizar el artículo devuelto.

Una vez localizado el artículo en la factura, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del artículo y seleccione añadir Gestión de devolución por garantía.

El programa creará un nuevo registro en control de garantías con los datos del cliente, proveedor y producto.

Especifique el motivo, pulse grabar para añadirlo y se mostrará la pantalla para enviar un e-mail informando al cliente. Si en Preferencias -> Plantillas de e-mail ha predefinido una plantilla de e-mail inicial para gestión de control de garantías puede seleccionarla pulsando el botón Plantilla de e-mail.
Las plantillas de email permiten utilizar variables que se sustituyen por sus valores antes del envío como el número RMA, la fecha de devolución, el nombre del artículo, el motivo de la devolución, etc. Consulte el tema plantillas de e-mail.

Conforme se van haciendo gestiones, deben anotarse, de forma que en todo momento se disponga de la información actualizada del punto en que se encuentra la devolución. Pulsando el botón añadir, aparecerá una nueva línea con la fecha para que pueda anotar con comodidad las distintas gestiones.
Por ejemplo, cuando se entrega el producto al proveedor, introduzca la referencia que le facilite y cambie el estado a "En proveedor".

Las fechas de última gestión y finalización se introducen automáticamente al añadir una gestión o cambiar el estado a "Finalizado".

Desde esta pantalla puede enviar e-mails al cliente o al proveedor, utilizando alguna plantilla existente o escribiendo directamente. También puede añadir anotaciones en la agenda electrónica. Los recordatorios se asignan al cliente para que se visualicen tanto en la agenda del usuario como en el histórico de gestiones del cliente. Puede imprimir el documento de RMA desde la pantalla de mantenimiento de control de garantías.

Toda esta información está disponible tanto en la rejilla de datos como en los listados configurables con lo que puede consultar por estado para saber los que están en proveedor, ordenarlos por fechas de últimas gestiones, etc. En el listado de movimientos por lote/número de serie se muestran los RMA del número de serie y si se ha sustituido por otro, el número de serie del reemplazo.

La agenda electrónica del usuario permite un control exaustivo de todas las gestiones a realizar.

Puede ampliar la información en la pestaña Observaciones. Estas observaciones pueden imprimirse si incluye el campo en el formato de impresión de RMA.

En la pestaña Documentos puede indicar archivos relacionados con la incidencia como fotografías, vídeos, etc. Cuando se añade un archivo relacionado a RMA, se copia de la ubicación original y se guarda en la carpeta \Docs del programa.

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