Gestión de Facturas
Artículo: Cómo hacer una factura paso a paso con QFACWIN.
En el programa de gestión de facturas QFACWIN, cada empresa dispone de su propio archivo de facturas que contiene las que ha emitido.
Pantalla de mantenimiento
Además de las opciones generales de mantenimiento, dispone de las siguientes características especiales:
ACCESO A LOS REGISTROS: Se pueden localizar los registros por los campos que aparecen por defecto en la rejilla del mantenimiento y los que se añadan al configurarla. El campo Buscar permite localizar los registros por cadena según el campo seleccionado en Ordenado por. También se puede buscar por subcadenas utilizando los filtros. Consulte el apartado de mantenimiento de archivos para una información más detallada de las opciones de búsqueda y filtrado.
En Altas de facturas (añadir), el programa de gestión QFACWIN genera automáticamente los recibos correspondientes a la factura según la forma de pago de la factura (por defecto la del cliente) y de los días de pago del cliente. Los recibos se generan como cobrados en fecha de la factura si se marca el campo "Cobrada" de la pestaña de recibos (útil para ventas al contado).
Opciones de modificación de facturas
Las facturas no se pueden alterar una vez emitidas (impresas o generado el PDF), salvo que se impriman como borrador. Cuando se imprime una factura, se marca el campo Impresa y, por lo tanto, ya solo se pueden modificar cobros, aspectos relacionados con el transporte y campos auxiliares. Para cambiar los campos del cuerpo principal de la factura, se tiene que emitir una nueva factura rectificativa.La opción de previsualizar la impresión de facturas (configurar-> preferencias -> pestaña facturación) no marca la factura como emitida a no ser que desde la previsualización se envíe a la impresora de papel o PDF.
Para ver fácilmente qué facturas están ya emitidas, se puede configurar la pantalla del mantenimiento de facturas (botón derecho en la rejilla-> Configurar rejilla de datos) y añadir el campo Impreso S/N. En la pestaña Facturas de la suite del cliente se incluye la columna Impresa S/N.
-Imprimir facturas como borrador: Mientras solamente se hayan impreso como borrador, las facturas se pueden modificar. Esta opción permite imprimir o enviar por e-mail un borrador de la factura, sin valor legal, para su revisión y aprovación. Una vez revisada, se podrá imprimir normalmente y ya no se podrá modificar. Para imprimir o enviar por e-mail un borrador, basta con seleccionar la factura en la pantalla de mantenimiento y pulsar con el botón derecho del ratón para que aparezca la opción en el menú contextual:
Una vez impresa, solo se pueden modificar datos de cobro, transporte y campos auxiliares.
-Botón Modificar: Al pulsar el botón Modificar y aceptar el aviso, se pueden modificar los datos auxiliares correspondientes a la facturación por vencimientos, precios de compra, vendedor, etc. Si tiene activado el transporte o el control de envíos también puede acceder a la pestaña correspondiente para realizar anotaciones o modificaciones. Si utiliza el módulo de FACTURAE también se puede indicar el motivo de la factura rectificativa si lo había dejado en blanco.
En la pestaña Factura al hacer doble clic sobre cualquier campo, excepto en la descripción, se muestra una pantalla que permite modificar vencimientos, precio de compra (para el cálculo del margen de beneficio), comisiones a vendedores y campos de usuario.
En Modificaciones de la factura (mientras no se haya emitido), si se cambia la tarifa, el programa recalculará los importes en función de la nueva tarifa teniendo en cuenta si están incluídos o no los impuestos. Si la modificación afecta al recibo (cambio de importe, de forma de pago, de fecha, etc.) éste se modificará automáticamente cuando:
- sólo haya un recibo,
- no esté cobrado y
- no esté incluido en ninguna remesa bancaria.
En los demás casos, el/los recibos deberán modificarse manualmente.
Botón cobrar: Accede directamente al primer recibo pendiente de la factura. Pulse [F4] o haga doble clic sobre el campo fecha de cobro para acceder al calendario. Permite modificar recibos, añadirlos o borrarlos y modificar la forma de pago. Esta opción también permite ir a las otras pestañas de la factura para asignar transportista, anotar gestiones del transporte o modificar los campos auxiliares de la factura. Si la factura ya está impresa, los otros campos no se pueden modificar.
Botón Rectificativa: Genera automáticamente una nueva factura rectificativa como la seleccionada pero en negativo (abono). La serie de las facturas rectificativas se especifica en empresa -> mantenimiento. Si el recibo de la factura a rectificar está cobrado no se modifica la fecha de cobro existente. El programa muestra una pantalla en la que seleccionar si la nueva rectificativa debe darse por cobrada, dejarse pendiente de cobro o generar un vale. Si se indica que la factura no se dé por cobrada, la forma de pago queda sin indicar (a cero). De este modo se evita que la factura se marque como cobrada en aquellos casos en los que se ha indicado en la forma de pago que se den automáticamente por cobradas. Al hacer una factura rectificativa, se añade un texto en la línea de concepto indicando la factura rectificada. Además, se identifica la factura original rectificada en la pestaña Factura(2).
Botón Imprimir: Imprime la factura seleccionada.
Botón Cola TicketBai: Se muestra únicamente en las versiones QFACWIN TICKETBAI. Permite acceder a la cola de envíos si, por algún motivo, no se ha podido enviar una factura. En https://www.qsoftnet.com/qfacwin-ticketbai-caracteristicas.php encontrará toda la información de uso y configuración de TicketBai. Recomendamos su lectura, especialmente la información que hace referencia a campos con indicaciones o restricciones especiales en TicketBAI.
Botón Facturae: Genera y firma digitalmente en formato Facturae la factura seleccionada. Para poder firmar digitalmente las facturas electrónicas con el programa de gestión QFACWIN debe:
- Disponer del certificado de firma digital.
- Contratar el módulo FACTURAE, introducir la licencia correspondiente en QFACWIN
- Configurar la firma electrónica en la empresa. Para información detallada acerca de la configuración, pulse aquí.
- Instalar el programa de firma electrónica QFACWIN Facturae dentro de la carpeta QFACWIN. Este programa precisa que el equipo disponga de .Net Framework v. 4.0.30319. Si su equipo no dispone de dicha versión, se instalará automáticamente junto con QFACWIN Facturae. Para información detallada acerca de esta instalación, consulte aquí.
Botón Enviar Whatsapp: Abre la pantalla para enviar Whatsapp. Puede escribir el texto o utilizar plantillas de Whatsapp para enviar mensajes predeterminados. El texto de la plantilla se puede modificar manualmente antes de enviar el Whatsapp. Si marca la casilla Anotar en la agenda, se mostrará la cita en la pestaña agenda del cliente y la referencia del envío: destinatario y copia del mensaje en el apartado Notas. Si va a incluir un archivo, debe adjuntarlo en Whatsapp web antes de enviar el mensaje. Para más información acerca del envío de Whatsapp, consulte el blog de QFACWIN.
Botón Enviar por e-mail: Envía la factura por e-mail en formato PDF, permitiendo modificar el texto del e-mail a enviar. Vea cómo configurar el envío de e-mails y las plantillas para cada tipo de envío. Por defecto se toma la dirección de la suite excepto si el cliente tiene una dirección adicional con código 'ADMIN' en la pestaña Direcciones de la suite. En ese caso se toma el e-mail (si está lleno) de esta dirección para enviar la factura.
Botón Suite del cliente: Accede a la Suite del cliente de la factura seleccionada.
Temas relacionados:
Detalle del archivo de facturas.Líneas de detalle en facturas.
Recibos.
Opciones generales de mantenimiento.
Artículo: Cómo hacer una factura paso a paso con QFACWIN.