Mantenimiento de archivos

Las pantallas de mantenimiento, en la que se muestran los registros del archivo tienen muchas prestaciones en cuanto a opciones de configuración y búsqueda.

Videotutorial: Mantenimiento de archivos

Mediante el MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS se puede añadir, duplicar, borrar, modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicación (clientes, facturas de compra o venta, proveedores, etc.).
El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de mantenimiento y la de detalle del registro. La ventana del mantenimiento permite configurar campos y filtros adaptándose a las necesidades de cada tipo de negocio agilizando el acceso a los registros.

Ventana del mantenimiento:

La pantalla de mantenimiento consta de:
- un menú que contiene todas las opciones disponibles para el archivo en cuestión,
- una barra de herramientas con las opciones más usuales,
- los controles para localizar y filtrar datos y
- la rejilla de datos donde se muestran los registros del archivo.
Todos los datos de la rejilla de datos y su ordenación son configurables por el usuario.

Las opciones generales de mantenimiento son:

Añadir: Añade un registro nuevo al archivo. Haga un clic en el botón Añadir o bien pulse Alt+A.

Duplicar: Hace una copia exacta de un registro existente. Duplica todos los campos del archivo excepto el código (que en ningún caso se puede duplicar). Se visualizará la ventana de detalle del registro dónde podrá modificarlo. Es muy útil cuando se añaden registros con datos que se repiten (por ejemplo artículos en los que sólo varia la referencia, facturas de compras y gastos en las que sólo cambia la fecha y el precio, clientes que cambian el nombre o el tipo de la sociedad, etc).

Borrar: Borra el registro actual (el resaltado en la ventana de registros). Sitúese en el registro a borrar y haga Clic en el botón Borrar o bien pulse Alt+B. Otra forma de borrar un registro es pulsando la tecla suprimir en la rejilla de datos.
Nota: Antes de borrar un registro, el programa comprueba las relaciones con otros archivos. Por ejemplo, no se permitirá borrar un cliente si en el archivo de facturas existen facturas de este cliente. En el mantenimiento de facturas no existe esta opción, solamente se pueden anular añadiendo una factura Rectificativa.

Modificar: Permite modificar los datos del registro actual. Sitúese en el registro a modificar y haga Clic en el botón Modificar o bien pulse Alt+M. Se visualizará la ventana de detalle del registro dónde podremos modificarlo. En el caso de las facturas, sólo se podrán modificar aquellas que todavía no hayan sido emitidas (impresas en papel o PDF).

Consultar: Muestra los datos del registro actual. Sitúese en el registro a consultar y haga Clic en el botón Consultar o bien pulse Alt+M o haga doble Clic sobre el registro a consultar. En el caso de clientes este botón se llama Suite ya que accede a la suite del cliente en la que además de los datos del cliente podemos acceder a todos sus documentos – presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, recibos, a la agenda del cliente y a las estadísticas.

Salir: Sale del mantenimiento. Haga Clic en el botón Salir o bien pulse Alt+S, o la tecla Esc.

Inicio: Marca (sobreilumina) el registro del inicio del archivo.

Final: Marca el registro del final del archivo, siguiendo el orden por el que tengamos ordenado el archivo.

XLS: Exporta la rejilla de datos a Microsoft excel generando un archivo XLS con el contenido actual de la rejilla de datos. Si se han filtrado los datos de la rejilla, se exportarán los datos filtrados.
El programa pide el nombre con el que queremos guardar el archivo, lo genera y lo abre en Excel o en el programa que tengamos para abrir este tipo de archivos. En el menú Listar aparece también la opción de guardar como rtf.

Orden de visualización de los registros:

Los registros se visualizan en la rejilla ordenados en el orden definido en el control Ordenado por. Cambiando la selección de este control se cambia el orden de visualización de los registros en la rejilla, manteniendo como referencia el registro actual (el sobreiluminado).

También puede ordenarlos por cualquiera de los títulos de las columnas de la rejilla pulsando sobre ellos. La primera vez que se pulsa se ordena ascendentemente y al volver a pulsar el orden es descendente.

Buscar registros paginando:

Se puede localizar un registro paginando la rejilla de registros utilizando los controles de paginación con el ratón, o pulsando las teclas de paginación (flecha arriba, flecha abajo, AvPag, RePag, Ctrl + Inicio, Ctrl + Fin) hasta situarnos en el registro deseado.

Buscar registros por una clave de acceso:

Para localizar un registro por su clave debe situarse en el control Buscar y teclear el valor a buscar. El programa se posiciona sobre el registro que tiene el valor clave tecleado o el valor superior más cercano si no existe el tecleado.

Si el campo de búsqueda es numérico o alfanumérico, el programa realizará la búsqueda cada vez que pulse una tecla de la clave. Ejemplo: si busca el nombre PEREZ, al pulsar la letra P, el programa buscara el primero con P, al pulsar la letra E buscara el primero que empiece con PE y así sucesivamente.
Si el campo de búsqueda es una fecha, el programa espera a que introduzca toda la fecha y salga del campo para realizar la búsqueda.
La búsqueda se realiza por el campo seleccionado en Ordenado por.

Ejemplo: si tenemos el archivo ordenado por código, el programa buscará por código, si lo tenemos por nombre, el programa buscará alfabéticamente por nombre.

Buscar registros Utilizando filtros:

Para refinar la búsqueda pueden establecerse filtros para que sólo se visualicen los registros que tengan un valor determinado. Los filtros son una forma de búsqueda muy potente para encontrar los registros que queramos.

Se puede filtrar el archivo por cualquiera de las columnas de la rejilla y por los criterios pre-establecidos que lleva el programa para cada archivo. Si desea filtrar por algún campo que no se muestra en la rejilla de datos, basta configurarla y añadir dicho campo para que se incluya en las opciones de filtrado. Para aplicar el filtro seleccione el filtro del desplegable, indique el criterio de filtrado y pulse el botón Aplicar filtro. Se pueden buscar campos en blanco (sin datos) dejando en blanco el campo del filtro y por "igual a" poniendo = al comienzo. Por ejemplo =A-123 mostrará solo el que sea igual a A-123 (no mostrará A-1234 ni BA-123).

Si desea aplicar un nuevo filtro sobre los resultados ya filtrados, selecciónelo y pulse el botón Añadir filtro. Los filtros se van acumulando y se muestran en la barra de estado inferior. Haciendo doble clic en la barra de estado se muestra la descripción del filtro actual. Con el botón Eliminar filtros se eliminan los filtros establecidos y se muestran todos los registros de la rejilla de datos.

Una vez filtrados los datos también puede localizar un registro por la clave de acceso en el control Buscar. El proceso se realizará únicamente entre los registros previamente filtrados.

Los filtros de campos del tipo carácter se establecen por subcadenas o porciones del valor introducido. Es decir, se filtran aquellos registros cuyo campo incluya el filtro indicado ya sea en el principio, en medio o al final.
Por ejemplo si buscamos S.L. Nos aparecen todas las facturas cuyo nombre del cliente contenga S.L.

Los filtros de campos Numéricos y de fecha pueden incluir operadores para filtrar los registros cuyo campo sean igual, mayor o menor que el valor establecido (=, <,>, <= y >=).
Por ejemplo: Si seleccionamos el filtro por forma de pago que es un campo numérico, si en filtro ponemos >= 2 nos muestra sólo las facturas con forma de pago mayor o igual que 2.
En el caso de fechas, el programa no se posiciona hasta que hayamos terminado de introducir la fecha completa de 10 dígitos dd/mm/aaaa. Seleccionamos el filtro por fecha de factura y en filtro ponemos > 28/06/2009 nos muestra sólo las facturas que tienen la fecha mayor que la indicada.

Para los campos con valores lógicos los valores de filtro son S cuando esta marcado (verdadero) y N para los desmarcados (falso).

En los filtros pre-establecidos por el programa, se añaden a la rejilla los campos de búsqueda si no se muestran actualmente.
Por ejemplo, si filtramos por líneas de detalle de factura se añadirán estos campos en la rejilla para que podamos visualizarlos. Así, en el archivo de facturas, que tiene unos filtros pre-establecidos para poder filtrar por las líneas de detalle de las facturas o sus recibos, podemos establecer un filtro con sólo las facturas que en alguna de sus líneas de detalle contengan la palabra QFACWIN y una vez seleccionadas consultarlas con las teclas anterior y siguiente.

Opciones de la rejilla de datos:

La rejilla de datos puede configurarse y la configuración se guarda a nivel de usuario de forma que cada usuario puede tener la que más se adapte al trabajo que realice. Pulsando el botón derecho del ratón sobre la rejilla de datos, se accede al menú de la rejilla de datos. Las opciones disponibles son:

Inicio: Sitúa el cursor en el inicio del archivo.

Final: Sitúa el cursor al final del archivo.

Refrescar: Refresca los datos recargándolos del archivo. En caso de que trabaje en red, se muestran los registros recién añadidos por otros usuarios. También puede refrescar pulsando la tecla [F5].

Opciones de configuración de la rejilla: Estas opciones están disponibles en los archivos principales de la aplicación. La configuración de la rejilla incluye los campos que se muestran, los títulos y anchura de las columnas y los filtros y parámetros que aparecen por defecto al abrir la pantalla y se guarda a nivel de usuario por lo que cada usuario puede confurarla para que se adapten a las características de su trabajo.

Configurar rejilla de datos: Permite seleccionar las columnas (campos) que se mostrarán en la rejilla.

Seleccione los campos que quiera que aparezcan en la rejilla y pulse grabar.

Mediante el botón Restaurar, se restauran los campos a los valores originales del programa.

Puede cambiar el título de las columnas, su anchura y los decimales que se mostrarán haciendo doble clic con el ratón sobre ellos en la rejilla de configuración. El tamaño de la ventana y el de las columnas también pueden ajustarse directamente en la rejilla de mantenimiento con el ratón. Para cambiar el tamaño de las columnas, sitúese en la cabecera encima de la línea separadora de la columna, pulse el ratón y arrástrela hasta ajustar al tamaño deseado.

En la pantalla Configurar Rejilla de datos, dependiendo del archivo, dispone de las siguientes opciones:
-No cargar datos inicialmente hasta que se seleccione un filtro: En algunas instalaciones con mucho tráfico de red y un gran volumen de datos en los archivos de QFACWIN, es posible que el acceso a algunos mantenimientos se demore debido generalmente a que la ordenación de los archivos se hace cada vez que se abre la pantalla de mantenimiento. Para mostrar los datos en la rejilla, el programa debe leer los datos y cargarlos en la rejilla. Si se trabaja en red, los datos deben leerse y traspasarse del servidor a la estación de trabajo que hace la petición. La velocidad de respuesta depende directamente del volumen de los datos solicitados es decir, del número de registros y de las columnas de la rejilla: a más registros y más columnas, mayor es el volumen y por tanto mayor es el tiempo de respuesta. Para optimizar la velocidad de respuesta trabajando en red o en caso de archivos con muchos registros, hay que procurar cargar sólo los datos que necesitemos.
Marcando el campo No cargar datos inicialmente hasta que se seleccione un filtro, se activa un sistema alternativo de acceso mucho más rápido ya que aparece la pantalla de mantenimiento sin datos hasta que se aplique el filtro. De este modo sólo se cargarán aquellos datos filtrados y no todos los registros del archivo, ganando en velocidad. Si se utiliza esta opción es conveniente configurar el filtro y la opción de búsqueda por defecto indicándolos en la pantalla de mantenimiento y guardarlos con la opción Guardar medidas y parámetros de pantalla. Consulte también el apartado de Búsqueda rápida.
-Encadenar altas: Si está marcado, al añadir un alta, se añade otro registro en blanco (como hasta ahora). Si está desmarcado, al añadir un registro se vuelve a la pantalla de mantenimiento.

El orden de aparición de las columnas puede cambiarse arrastrando las columnas hasta la posición deseada. Sitúese encima de la columna a mover, pulse el ratón y arrastre la columna hasta la posición deseada.

Guardar medidas y parámetros de pantalla: Puede ajustar los tamaños de las ventanas y las columnas, así como un filtro y una opción de ordenación para que se muestren por defecto al abrir la pantalla. Una vez realizados los ajustes, seleccione esta opción del menú de rejilla de datos para guardarlos.

Campos configurables por el usuario: Permite activar campos personalizados con la descripción que desee de hasta 25 caracteres (60 para los campos configurables de artículos). Esta opción sólo está disponible en los archivos que tienen campos configurables (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, artículos, clientes y proveedores). Para activar los campos de usuario de un archivo pulse con el botón derecho del ratón sobre la rejilla de la pantalla de mantenimiento del archivo (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, artículos, clientes y proveedores) y seleccione la opción Campos de usuario del menú emergente. También pueden activarse desde el menú Configurar de la pantalla de mantenimiento del archivo.

Algunos campos configurables pueden pasarse a otros archivos. Los campos configurables de clientes y proveedores pasan a las cabeceras de los documentos de ventas y compras respectivamente. Los campos configurables de artículos pasan a las líneas de detalle tanto de venta como de compra. Para ello debe activar los mismos campos en las líneas de detalle de los documentos en que desee incluirlos utilizando el menú Configurar de la pantalla de mantenimiento y seleccionando la opción Campos de usuario líneas de detalle o también, una vez accede al documento, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la rejilla de las líneas de detalle.

Los campos configurables por el usuario están incluidos en el diseñador de formularios por lo que se pueden añadir a los formatos de impresión.

Para activar campos configurables, márquelos, indique la descripción que quiere que tenga en el archivo y pulse grabar.

Por ejemplo, los campos de usuario de artículos tienen la opción de pasar a las líneas de detalle de compras y ventas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas).

Al dar de alta un documento de venta, cuando se añade un artículo, se leen estos campos y se traspasa el valor del campo de usuario a la línea de detalle. Así, si se define un campo en artículos con la duración de la garantía (1 año, 6 meses, etc.), al facturar un artículo, ese campo se incluye automáticamente en la línea de detalle con lo que se puede imprimir y visualizar.

Guardar como XLS: Exporta la rejilla de datos a Microsoft excel generando un archivo XLS con el contenido actual de la rejilla de datos.
El programa pide el nombre con el que queremos guardar el archivo, lo genera y lo abre en Excel o en el programa que tengamos para abrir este tipo de archivos.

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