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software de gestión  

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MANUAL QFACWIN

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    acceso a SINLI

    SINLI (Sistema de Información Normalizada para el Libro), es el conjunto de documentos de gestión normalizados que se utiliza para el envío y recepción de documentos comerciales dentro del sector del Libro y las publicaciones periódicas. El módulo SINLI de QFACWIN permite tanto la incorporación a la base de datos del programa de los documentos normalizados que envían los proveedores como el envío de documentos a los proveedores.

    La importación de documentos en formato SINLI permite un gran ahorro de tiempo tanto para incorporar albaranes y facturas de compra como para añadir y modificar artículos.

    Activar y configurar el módulo SINLI

    Para activar el módulo hay que solicitar la incorporación a SINLI e introducir la licencia correspondiente al módulo SINLI de QFACWIN.

    La incorporación a SINLI se solicita a través de la web de FANDE: http://www.fande.es/sinli_boletin.html. Hay que descargar y cumplimentar el Boletín de Alta. En el apartado Programa de Gestión se debe marcar Externo e indicar QFACWIN de QSOFT.

    Boletín de Alta en SINLI

    Una vez cumplimetado el Boletín de Alta hay que enviarlo siguiendo las instrucciones de la página de descarga.

    Una vez introducida la licencia en QFACWIN se muestra la opción SINLI en Configurar-> Preferencias-> pestaña General, junto a las opciones de parametrización sectorial.

    activar el módulo SINLI

    Al marcar la casilla se activa el menú Procesos y los campos y funciones específicas del módulo en artículos, proveedores y en los mantenimientos de pedidos y albaranes de compra.

    En los artículos se muestran dos nuevos campos para SINLI: Autor e ISBN.
    En los proveedores se muestran dos nuevos campos para SINLI: el identificador ESFANDE del proveedor (Buzón) y el email ieFANDE para mandarle los archivos. Ambos los indicarán los proveedores o pueden buscarse en la web de fande: http://www.fande.es/aspx-bin/sinli/sinli_usuarios.aspx. Encontrará información detallada en el blog de QFACWIN.
    En los mantenimientos de pedidos y albaranes de compra se añade el botón SINLI que permite enviar el pedido o albarán de devolución al proveedor.

    Al configurar el módulo SINLI se crean automáticamente las carpetas en las que guardar los documentos que nos envían los proveedores y los que genera el programa:
    - Carpeta SINLI-Entrada: carpeta donde deben guardarse los documentos SINLI que se reciban de los proveedores para procesarlos.
    - Carpeta SINLI-Salida: carpeta donde se generarán los documentos para enviar a los proveedores.

    Los datos de configuración se indican en la pestaña Configurar.

    Configurar el módulo SINLI de importación de documentos

    Identificador ESFANDE: el que asignen a su empresa.

    Categoría para nuevos artículos: Indicar la categoría que se asignará a los artículos que se añadan automáticamente al incorporar documentos SINLI.

    Sólo añadir artículos de albaranes y facturas: Al procesar un albarán o factura directa del proveedor (ENVIO o ENTPAP) se añaden automáticamente los artículos que no estaban en el programa. Si se marca esta opción, al procesar los documentos LIBROS sólo se actualiza la información de aquellos que ya están dados de alta en el programa. Si está desmarcada, al procesar los documentos LIBROS se incorporan todos los artículos del documento a los artículos de QFACWIN. Se recomienda tener esta opción marcada para que sólo entren en QFACWIN los artículos con los que trabaja (a partir de los albaranes y facturas de compra). En caso contrario, entrará en QFACWIN todo el fondo editorial de los proveedores aunque su empresa no los comercialice.

    Poner precio de venta sin IVA en las tarifas: Al importar libros y cambios de precio, los precios de venta sin IVA se pondrán en las tarifas indicadas. Las tarifas deben separarse con comas y sin espacios. Por ejemplo: 0,1,2 indica que el programa pondrá el precio sin IVA en la tarifa 0, la tarifa 1 y la tarifa 2 del libro.

    Poner precio de venta con IVA incluido en las tarifas: Al importar libros (LIBROS) y cambios de precio (CAMPRE), los precios de venta con IVA incluido se pondrán en las tarifas indicadas. Las tarifas deben separarse con comas y sin espacios. Por ejemplo: 7,8 indica que el programa pondrá el precio con IVA incluido en la tarifa 7 y en la tarifa 8 del libro.

    Datos del e-mail para enviar documentos SINLI. Se recomienda utilizar una cuenta de e-mail sólo para SINLI.
    - E-mail: su dirección de correo electrónico.
    - Servidor del correo: el nombre de su servidor de correo (normalmente el que figura después de la @ de su dirección electrónica).
    - Usuario: es la cuenta con la que el servidor identifica al usuario (normalmente la dirección completa de e-mail o lo que figura antes de la @ en su dirección de correo).
    - Contraseña: contraseña de la cuenta de correo.


    Importación de documentos SINLI

    sinli pantalla importacion

    Importar documentos SINLI: Al pulsar el botón se abre la carpeta SINLI-Entrada para poder seleccionar el archivo a importar.

    Mensajes: Al pulsar este botón se accede al archivo de mensajes recibidos y enviados a través de SINLI.

    Ver carpeta de salida: Permite acceder a la carpeta SINLI-Salida en la que se guardan los documentos SINLI enviados a los proveedores (pedidos y albaranes de devollución).

    Guardar Log: Al incorporar los datos se va registrando el proceso en un log. Este log se puede guardar y revisar en caso de que se haya producido algún error.


    Este proceso permite importar los documentos SINLI a los archivos de QFACWIN.

    Al recibir un documento SINLI por e-mail debe guardar el archivo adjunto en la carpeta SINLI-Entrada que encontrará dentro de la carpeta QFACWIN. Una vez en la pantalla SINLI, pulse el botón Importar documentos SINLI y seleccione archivo a importar de la carpeta SINLI-Entrada.

    Al importar un albarán o factura directa de compra (ENVIO) el programa añade el documento y los artículos que no existen en la base de datos. En el caso del documento LIBROS, se añaden o modifican (si ya existen) los libros en artículos. Los datos: Editorial, colección, Idioma, fecha publicación, ancho, alto, grueso y resumen se guardan en la pestaña Notas del artículo.

     

    importación de documentos SINLISINLI

    Documentos contemplados por QFACWIN

    Documentos recibidos del proveedor:

    • ENVIO versión 06 y 08 - Albarán del proveedor o factura directa del proveedor (factura sin albaranes). Al incorporar el documento se añaden los libros nuevos y se asignan a la categoría indicada en la configuración con el código de artículo igual al ISBN.
    • FACTUL versión 01 - Factura por albaranes del proveedor (incluye albaranes enviados previamente).
    • ENTPAP versión 01 - Albarán del proveedor o factura directa del proveedor de artículos de papelería (factura sin albaranes). Si el artículo no existe en el programa (el proceso busca por EAN) lo añade con el código P seguido del EAN.
    • ABONO - Abono de albarán (A) o factura (F).
    • LIBROS versión 08 - Fichas de libro. Debe incorporarse después de las compras: actualiza y completa la información de los libros que están dados de alta en el programa. Si en la pestaña Configuración marca la casilla Sólo añadir artículos de albaranes y facturas, añadirá o modificará los datos de artículos que ya están dados de alta en el programa sin añadirlos todos.
    • CAMPRE versión 03 - Cambios de precio.
    • MENSAJ versión 01 - Mensajes del proveedor.

    Documentos a enviar al proveedor:

    • PEDIDO versión 06 - Pedido.
    • DEVOLU versión 02 - Albarán de devolución (importe total negativo).
    • MENSAJ versión 01 - Mensajes al proveedor.

    Los documentos de SINLI (adjuntos a los emails de SINLI) son documentos de texto y pueden visualizarse abriéndolos con el Bloc de notas de Windows o cualquier editor de texto.
    ATENCIÓN: no editarlos y guardarlos ya que podrían perder el formato.

    Cómo identificar el contenido de los mensajes de SINLI

    El asunto de los mensajes con un documento SINLI puede resultar extraño pero se trata una codificación que nos permite identificar el contenido y el tipo de documento SINLI que se adjunta.
    La codificación del asunto incluye la identificación FANDE (buzón) del proveedor (emisor) y la propia (receptor) así como el tipo de documento adjunto y su versión. FANDE y ESFANDE son textos fijos que se repiten siempre en las mismas posiciones del asunto de los mensajes de SINLI.
    La estructura del contenido de los mensajes de SINLI es la siguiente:
    ESFANDE + Id SINLI del proveedor + ESFANDE + Id SINLI propio + Tipo Documento + Versión del documento + FANDE

    Lo veremos más claro con algunos ejemplos:

    Ejemplo 1:
    Asunto: ESFANDE LIB00363 ESFANDE L0003321 LIBROS 07 FANDE

    id SINLI proveedor: LIB00363 en este caso
    id SINLI propio (Librería Q): L0003321
    Tipo documento: LIBROS en este caso se trata de Fichas de libro
    Versión del documento: 07 en este caso

    Ejemplo 2:
    Asunto: ESFANDE LIB00363 ESFANDE L0003321 FACTUL 01 FANDE

    id SINLI proveedor: LIB00363 en este caso
    id SINLI Librería Q: L0003321
    Tipo documento: FACTUL en este caso se trata de facturas correspondientes a albaranes ya enviados.
    Versión del documento: 01 en este caso

     


    Temas relacionados:

    Gestión de mensajes SINLI.
    Detalle del archivo de mensajes SINLI.