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MANUAL QFACWIN

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    Con QFACWIN puede bajar los pedidos de WooCommerce para facturarlos directamente en el programa de facturación.

    Este proceso recoge los datos de los clientes y sus pedidos de WooCommerce incorporándolos automáticamente a los archivos del software de gestión QFACWIN. Si marca la casilla de validación Bajar sólo los clientes, el programa le permite bajar los clientes o usuarios que tengan pedidos en la web sin bajar los pedidos.

    WooCommerce bajar pedidos

    El programa marca los pedidos procesados (ya bajados) de forma que se pueden seleccionar para recoger sólo los pedidos pendientes de procesar.

    También puede seleccionar los pedidos a bajar por fecha y en este caso se bajarán todos los seleccionados se hayan bajado o no.

    Si su tienda ya contiene datos, el proceso de instalación marca todos los pedidos como bajados ya que es posible que tenga pedidos antiguos almacenados en la tienda que no quiera descargar en el ejercicio actual. Si quiere bajarlos todos deberá seleccionarlos por fecha.

    Seleccione los pedidos a mostrar (pendientes o desde fecha) y pulse mostrar pedidos. El programa procesará los pedidos existentes en su tienda y mostrará los solicitados. Una vez mostrados, se activa el botón de incorporar pedidos.

    WooCommerce bajar pedidos a qfacwin

    Empiece la incorporación pulsando el botón incorporar pedidos.

    El proceso de incorporación realiza las siguientes tareas:

    Comprueba que el cliente exista por NIF o, en su defecto, por e-mail. En WooCommerce debe añadirse el campo para el NIF con algun plugin ya que no viene por defecto en el pedido. Si se ha llenado el nombre de la empresa, el programa pone la empresa como cliente, la persona como contacto). Si el cliente no existe se añade al archivo de clientes. Si ya existe se modifica actualizando los siguientes datos:

    • e-mail y teléfono si los campos se han añadido y llenado en el pedido y son distintos (los antiguos se graban en la pestaña Notas).
    • compara las direcciones ( dirección, código postal, población, provincia y país) de facturación y envío con las del cliente. Si no las encuentra las añade al cliente.

    Se inserta el pedido en el archivo de pedidos, dejándolo listo para traspasar a albaranes o facturas.

    El programa recalcula el pedido y comprueba que coincida con el total del pedido emitido en la tienda. En caso de que no coincidan, se avisa en el log de la diferencia. Ésta puede ser debida a redondeos en cálculos con muchos decimales, a la no aplicación del impuesto (IVA), a que el cliente existente tenga o no la casilla de exento de IVA marcada, etc. Guarde y revise el log para determinar y corregir las causas del descuadre.
    WooCommerce no guarda en el pedido los tipos de IVA correspondientes a envoltorios y cupones de descuento. En estos casos, al bajar los pedidos de WooCommerce el programa intenta calcularlos. En ocasiones este cálculo, debido a los redondeos decimales no es exacto (por ejemplo 20,989 en lugar de 21 %) y entonces no se puede encontrar el tipo de IVA correspondiente. En estos casos, el programa pone el IVA por defecto indicado en Configurar-> Preferencias-> pestaña General.

    WooCommerce bajar pedidos a qfacwin 2

    Una vez incorporados, los pedidos se marcan en WooCommerce como traspasados.

    Durante el proceso de incorporación, se van escribiendo en un log todos los detalles del mismo. Para configurar que el programa le avise interactivamente con un mensaje para cada detalle relevante conforme se vayan procesando, marque la casilla Mensajes interactivos al bajar los pedidos en la pestaña general de configuración.

    Cuando en un pedido hay un artículo con atributos (tallas y colores), además de los campos para las propiedades, WooCommerce modifica el nombre del producto y le añade el nombre de las propiedades. Para evitar que el nombre quede cortado en la impresión por sobrepasar el número máximo de caracteres, QFACWIN recupera el nombre del producto y elimina los nombres de los atributos que ya están registrados como tales en las columnas para las propiedades.

     


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