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QFACWIN TicketBAI para Euskadi
El programa de facturación QFACWIN TicketBai se encarga de enviar directamente las facturas firmadas digitalmente a la hacienda foral y obtener el identificador y el código QR.
- ¿Qué es el TicketBai?
- ¿Cómo funciona TicketBai?
- ¿Qué hacer en caso de rechazo o fallo en el envío?
- ¿Cómo hacer una factura de anulación (rectificativa)?
- ¿Donde se guardan los archivos XML firmados y los QR?
- ¿Cómo se configura QFACWIN TicketBai?
- IMPORTANTE: Campos con restricciones
- ¿Cómo imprimir el identificador y el QR?
- Información del software garante
¿Qué es TicketBai?
TicketBAI es un sistema que obliga a los negocios del Pais Vasco a enviar sus facturas emitidas, de forma directa, a la Hacienda Foral de cada provincia. Tiene como objetivo facilitar a los negocios el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y luchar contra la economía sumergida y el fraude fiscal.
Básicamente lo que TBAI hace es un encadenamiento de las facturas, que asimismo se firman electrónicamente, lo que impide la manipulación o borrado de las mismas. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva que no se puedan manipular o borrar las facturas una vez emitidas.
El funcionamiento es el siguiente:
Al grabar una factura el programa realiza una validación antes de grabarla, la firma, genera los archivos a enviar y el código QR y la envía a la hacienda foral. Si no se puede enviar, avisa y la pone en una cola de envío. Si al enviarla, la respuesta de la hacienda foral devuelve algún aviso, el programa lo muestra y no se interrumpe el envío de las siguientes facturas. En ese caso hay que revisarla con el asesor fiscal y corregirla mediante el sistema Zuzendu. Se siguen los pasos siguientes:
1- Al grabar una nueva factura/ticket se obtiene la firma de la última factura emitida (que puede ser de una serie distinta ya que se encadenan siguiendo el orden estricto en que se emiten).
2- Con los datos de la factura y la firma de la última factura emitida, se crea el archivo XML de la nueva factura.
3.- Este archivo XML se firma con el certificado digital del emisor de la factura. El certificado debe estar instalado en el ordenador desde el que se factura y es el que se selecciona en la pantalla TicketBai de la empresa del programa. Si se trabaja en red, todos los equipos desde los que factura deben tener instalado el certificado.
4.- El programa de facturación crea el código TBAI y la imagen QR y los guarda en la factura.
5.- QFACWIN envía el archivo XML firmado a la Hacienda Foral.
6.- Se imprime la factura incluyendo el QR y el código TBAI y se entrega o envía al cliente.
El identificador TicketBAI, la firma y la fecha de envío se guardan en la factura. También se guardan los resultados del envío a la Hacienda así como su respuesta (si es correcta, si se ha rechazado, si hay avisos que deben subsanarse, etc).
Puede consultar los detalles y resultados del envío pulsando el botón Detalles que hay al lado de la fecha del envío en la pestaña Factura(2) de la factura.
Al añadir la factura se mostrará una pantalla con el resultado del envío.
¿Qué hacer en caso de rechazo o fallo en el envío?
Antes de añadir la factura, el programa QFACWIN-TICKETBAI realiza una validación de los aspectos técnicos de la factura y avisa si hay que realizar algún cambio antes de añadirla. Sin embargo, hay cuestiones que no se pueden validar (por ejemplo, si a una operación le corresponde una clave de IVA distinta a la indicada por defecto) que pueden originar avisos de error o incluso el rechazo y la necesidad de corrección. En ese caso, al añadir la factura, el programa avisa del problema para poder revisarlo posteriormente.
Debido a que todas las facturas deben ir encadenadas con el identificador y la firma digital de la factura anterior, la primera factura de TicketBAI, devolverá un error de encadenamiento (ya que no hay facturas previas en TicketBAI):
010 Posible error de encadenamiento
Es normal y no hay que hacer nada con este error en la primera factura que se envía a la Hacienda Foral. Podéis consultar las FAQS de Araba (por ejemplo):
14.3 ¿EN QUÉ CASOS ESTÁ JUSTIFICADO NO REALIZAR EL ENCADENAMIENTO CON LA FACTURA ANTERIOR?
Existen determinados casos justificados en los que no es posible realizar el encadenamiento
con la factura anterior, entre otros:
- Cuando se emite la primera factura de un dispositivo nuevo.
- Cuando se emite la primera factura de la persona contribuyente.
https://web.araba.eus/documents/105044/5608600/%C3%81LAVA+FAQS+23-06-2022.pdf
En caso de avisos de error o de rechazo, lo más aconsejable es consultar con su asesor fiscal cómo subsanarlos mediante el servicio Zuzendu de la web de su Hacienda Foral. Para facilitar esta tarea, puede copiar el resultado del envío en el portapapeles pulsando el botón Copiar de la pantalla Detalles y pegarlo en el cuerpo de un email para el asesor.
Cuando hay avisos de error o rechazo de la factura, el proceso de firma y envío no se detiene. Se puede seguir facturando y las siguientes facturas se seguirán enviando a la hacienda foral correspondiente.
Puede consultar qué facturas han sido rechazadas o tienen avisos con el listado de Respuestas TicketBai que encontrará en el menú Listados-> Facturas o desde los listados del propio mantenimiento de facturas.
En la pantalla de selección del listado puede elegir qué facturas deben mostrarse: Rechazadas, aceptadas con avisos, ambas o todas. Una vez revisada y solucionado el aviso o rechazo, modifique la factura para marcar el campo Revisada de la pestaña Factura (2). Si en la pantalla de selección del listado está marcada la casilla No revisadas, podrá obtener el listado únicamente de las facturas pendientes de revisión.
Una vez obtenido el listado, haciendo doble clic en un registro se abre la pantalla de detalle del envío a TicketBai de la factura correspondiente:
Si el programa no puede establecer contacto con la Hacienda foral y enviar la factura o ticket (por fallo en la conexión de Internet, caída de los servidores de Hacienda, etc.) se activa la cola de envíos de TicketBAI.
Como las facturas van encadenadas con la factura anterior, es necesario mantener el orden de envío y por ello, las facturas que se emitan posteriormente también quedarán en cola pendientes de enviarse.
A la cola de envíos, se accede con el botón Cola TBAI del mantenimiento de facturas.
Para enviar las facturas en cola, basta con pulsar el botón enviar Facturas.
¿Cómo hacer una factura de anulación (rectificativa)?
Al pulsar el botón Rectificativa se genera automáticamente una nueva factura rectificativa como la seleccionada pero en negativo (abono). En la pestaña Factura(2) se identifica la factura original rectificada y el tipo. Por defecto el programa indica el tipo R1 en las facturas y el R5 en las facturas simplificadas. Si deben ser de otro tipo, debe indicarse manualmente antes de añadir la factura.
Para hacer un cambio, basta con anular la factura o ticket de venta y añadir la línea con el producto entregado. En algunos casos, cuando el producto devuelto tiene el mismo importe que el entregado, la factura quedará con importe 0.
¿Donde se guardan los archivos XML firmados y los QR?
El archivo XML firmado y el archivo de imagen QR de la factura se guardan en la carpeta TicketBAI en el directorio de la empresa. Para facilitar la localización de estos archivos, se encuentran agrupados en carpetas con el año de la factura. Ejemplo: La factura A-33 del 15/09/2022 de la empresa A01 se guarda en:
QFACWIN\A00\TicketBAI\2022\ con los nombres A-33.xml y A-33.jpg. Estos archivos deben conservarse íntegros ya que los pueden pedir en caso de inspección de Hacienda. En ningún caso deben ser modificados ni editados ya que las firmas digitales no coincidirían y se incurriría en infracción.
¿Cómo se configura QFACWIN TicketBai?
QFACWIN TICKETBAI se configura en la empresa.
En la pestaña datos de la empresa, debe comprobar que el nombre fiscal y el NIF sean los correctos para la firma y envío de las las facturas y tickets:
En la pestaña Facturae/ticketBai, hay que seleccionar la Diputación foral a la que se deben enviar las facturas y el certificado digital.
El certificado digital se usa para firmar las facturas/tickets y hacer el envío a la Diputación foral. Debe estar instalado en el ordenador que emite las facturas y estar activo. Si el certificado está caducado, no se muestra y no se puede seleccionar.
En el caso de Bizkaia, para el libro registro de operaciones económicas (LROE), indique el tipo y el epígrafe que le corresponda (obligatorio en Bizkaia para LROE modelo 140 de personas físicas):
https://www.batuz.eus/fitxategiak/batuz/LROE/excel/Batuz_LROE_Lista_Epigrafes_V1_0_1.xlsx
De todas formas, para saber sus epígrafes, lo mejor es que el autónomo o empresa que emite las facturas, entre en Hacienda Foral, con su certificado digital y se descargue un certificado de sus IAEs dados de alta.
IMPORTANTE: Campos con indicaciones o restricciones especiales en TicketBAI
Facturas ->Pestaña Factura
-Serie de la factura: Utilizar sólo los caracteres siguientes: 0123456789ABCDEFGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Evitar las letras I, Ñ, O y W, para mejorar la legibilidad. No emplear letras minúsculas. Ajustar el texto a la izquierda, sin que comience con espacios en blanco. No utilizar acentos. Puede utilizarse el guion medio (-)
- Facturas exentas de IVA: En las facturas exentas, hay que indicar uno de los motivos siguientes. Por defecto se indica E1 (consulte con su asesor fiscal) :
E1 EXENTA por Art. 20
E2 EXENTA por Art. 21
E3 EXENTA por Art. 22
E4 EXENTA por Art. 24
E5 EXENTA por Art. 25
E6 EXENTA otros
Si toda la factura es exenta, debe marcarse la casilla Exenta y seleccionar el motivo E1 (art. 20). Si toda la factura es exenta y no se ha marcado la casilla, QFACWIN avisa aunque se haya indicado un motivo. Si en la factura hay otros artículos con IVA no se marca exento y el programa lo computa en la sección correspondiente con E1 (art. 20). Los artículos exentos deben tener indicado un código de impuesto correspondiente a IVA 0.
- Factura simplificada: Se marca cuando la factura es simplificada (ticket). QFACWIN marca automáticamente las facturas como simplificadas cuando se hacen a un cliente que tiene el NIF en blanco (ejemplo: cliente Ventas del día).
Pestaña Factura(2)
- Factura rectificativa: Cuando en la pestaña Factura se ha marcado que la factura es rectificativa, en la pestaña Factura 2 hay que indicar a qué factura rectifica y seleccionar el tipo de factura rectificativa. Por defecto QFACWIN indica R1 para las facturas y R5 para facturas simplificadas (consulte con su asesor fiscal):
R1 Factura rectificativa: error fundado en derecho y Art. 80 Uno, Dos y Seis de la Ley del IVA
R2 Factura rectificativa: artículo 80 Tres de la Ley del IVA
R3 Factura rectificativa: artículo 80 Cuatro de la Ley del IVA
R4 Factura rectificativa: Resto
R5 Factura rectificativa en facturas simplificadas
- Descripción factura: TicketBAI obliga a poner una descripción de la factura. Por defecto sale Factura Cliente.
- Claves del IVA: Debe seleccionar una Clave del IVA. Por defecto es 01 (consulte con su asesor fiscal para saber el régimen de IVA que le corresponde):
01 Operación de régimen general y cualquier otro supuesto que no esté recogido en los siguientes valores
02 Exportación
03 Operaciones en régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección
04 Régimen especial del oro de inversión
05 Régimen especial de las agencias de viajes
06 Régimen especial grupo de entidades en IVA (Nivel Avanzado)
07 Régimen especial del criterio de caja
08 Operaciones sujetas al IPSI/IGIC
09 Facturación prestaciones de agencias de viaje que actúan como mediadoras en nombre y por cuenta ajena
10 Cobros por cuenta de terceros de honorarios profesionales efectuados por sociedades que realicen estas funciones de cobro
11 Operaciones de arrendamiento de local de negocio sujetas a retención
12 Operaciones de arrendamiento de local de negocio no sujetas a retención
13 Operaciones de arrendamiento de local de negocio sujetas y no sujetas a retención
14 Factura con IVA pendiente de devengo en certificaciones de obra cuyo destinatario sea una Administración Pública
15 Factura con IVA pendiente de devengo en operaciones de tracto sucesivo
51 Operaciones en recargo de equivalencia
52 Operaciones en régimen simplificado
53 Operaciones realizadas por personas/entidades que no tengan la consideración de empresarios/profesionales a efectos del IVA
- Fecha de envío, Identificador de TicketBAI y Firma: Los llena automáticamente el programa al generar y enviar la factura. Con el botón detalles se puede consultar los detalles del envío y la respuesta de la Hacienda foral.
¿Cómo imprimir el identificador TicketBai y el código QR?
En la impresión de las facturas/tickets debe incluirse el identificador TicketBai y el código QR. QFACWIN-TICKETBAI incluye modelos de factura y ticket en euskera y español con el identificador TicketBai y el código QR, así como de otros documentos (presupuesto, pedido y albarán). Para adaptar estos formatos a sus necesidades, consulte la ayuda del diseñador de documentos. Si adapta un formato, recomendamos no modificar los tamaños de los campos correspondientes al identificador TicketBai y al código QR para facilitar su legibilidad. Los usuarios de versiones anteriores a la implementación de TicketBai pueden descargarlos en el apartado Descargas de nuestra web e importarlos a su programa.
Pantalla de información del software garante:
La normativa TicketBAI, obliga a mostrar una pantalla con la información del software: Nombre, versión actual, desarrollador, NIF e ID de Registro como software garante.
En el caso de QFACWIN, esta pantalla se encuentra en Ayuda-> Información de QFACWIN.
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