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MANUAL QFACWIN

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  • Utilizar códigos de barras

    El lector de códigos de barras lee el código de barras y lo escribe donde esté el cursor al pulsar el botón, sea la casilla del código de una línea de detalle de un documento de QFACWIN o un Word. Evita tener que teclear el código para buscar un artículo al dar de alta un documento. Es poco más o menos como un teclado y no debería haber problemas en que QFACWIN lo reconozca si tiene activado Utilizar códigos de barras en Preferencias.

    Para utilizar códigos de barras primero debe activar la función en el menú Configurar-> Preferencias-> Pestaña facturación.

    Puede usarse el código de barras como tal introduciéndolo en la casilla que aparece en las líneas de detalle cuando se activa. Al dar de alta un documento e introducir el código, QFACWIN lo lee, busca el artículo que le corresponde y completa la línea. En los artículos hay que indicar el código de barras que les corresponde en la pestaña que aparece en su ficha cuando se activan. Puede haber varios códigos por artículo, por ejemplo para varias unidades. El código de barras no sirve para dar de alta un artículo: sólo "escribe" el código pero no el resto de información de ese artículo (nombre, tarifas, precio de compra, etc.).

    Se pueden utilizar los códigos de barras que tienen los artículos o generar unos nuevos e incluirlos en las etiquetas de artículos para leerlos al añadirlos en documentos.

    En resumen: son útiles para llenar los documentos si se tienen los artículos delante (por ejemplo al facturar en mostrador), para indicar por defecto varias unidades y, en general para indicar o localizar artículos.

    Puede utilizar códigos de barras de dos formas distintas:

    - En el campo código de barras

    Para utilizar los códigos de barras que ya vienen con el producto, al añadir el artículo, sitúese sobre el campo código de barras y lea su código de barras.

    También puede utilizar su propia codificación de artículos y emitir etiquetas con el código de barras correspondiente a sus códigos. Puede imprimir las etiquetas con el tipo de código de barras que seleccione en su formato de etiquetas. Los códigos de barras generados por QFACWIN deben tener un mínimo de 3 caracteres.

    Las etiquetas de artículos se imprimen en Listados -> Artículos.
    Se pueden seleccionar de tres formas diferentes:
    - Etiquetas por albarán: Se imprimen las etiquetas de los artículos de los albaranes de compra seleccionados.
    - Etiquetas por factura de compra: Se imprimen las etiquetas de los artículos de las facturas de compra seleccionadas.
    - Etiquetas según stock: Se imprimen tantas etiquetas como estoc haya de los productos seleccionados.

    El formato de impresión de las etiquetas puede seleccionarse en cada impresión. Si no se indica ninguno sale con el formato por defecto.

    Se pueden crear formatos a medida con el diseñador de formularios en Configurar -> Diseñar etiquetas de artículos.

    Para cambiar el tipo de código de barras que viene por defecto (Code 39), cree un nuevo formato de etiquetas con el diseñador de formularios, marque el campo "código de barras del artículo" y pulse F11 (propiedades). Seleccione el tipo de código de barras en el desplegable de "tipo". Tenga en cuenta que algunos tipos de códigos de barras sólo admiten números y tienen longitudes fijas por ello recomendamos utilizar Code39 o Code39 extended ya que admiten caracteres alfanuméricos de cualquier longitud.

    Una vez los productos etiquetados con código de barras, al hacer una venta sólo hay que situarse en la columna de código de barras e ir introduciendo los códigos mediante el lector de códigos de barras. El programa va leyendo los artículos y calculando los importes. En el caso de que varios artículos tuvieran el mismo código de barras aparece una pantalla de selección para poder indicar el que hay que incluir en la venta. En la pantalla se muestra una línea por artículo con el stock y el estado (Activo o Descatalogado). Si trabaja con propiedades también se mostrarán en la pantalla. Esta pantalla permite configurar y buscar por varios parámetros así como ajustar el acho de las columnas.

    pantalla de selección para utilizar códigos de barras repetidos

    También puede utilizar el código de barras como código del artículo situándose sobre el campo código del artículo y leyendo su código de barras. Si utiliza esta opción tenga en cuenta que el código del artículo no se puede modificar.

     

    - Utilizando el número de serie

    El sistema de números de serie sirve para controlar los artículos mediante un número de serie único independiente del código del artículo (por ejemplo en artículos de electrónica) codificado mediante código de barras. Al comprar los artículos se etiquetan con un número de serie auto-generado o se usa el que ya venga etiquetado con el producto. Al vender los artículos se escanea el número de serie con un lector de código de barras y el programa localiza el artículo que se trata.

    Para activar este sistema vaya a Configurar -> Preferencias -> pestaña Facturación y marque "utilizar número de serie". Con ello se incorpora una columna para introducir el número de serie en las líneas de detalle de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas a clientes y pedidos, albaranes y facturas de proveedores.

    Cuando se trabaja con el sistema de números de serie, cada línea del detalle de compras o ventas debe incluir un sólo producto con su número de serie. Al añadir datos de pedidos a albaranes y facturas de compra y de venta, si están los números de serie activados y el artículo tiene marcada la casilla Artículo con número de serie, el programa traspasará tantas líneas como unidades para poder introducir el número de serie correspondiente. Sólo se desglosarán los artículos con la casilla marcada.

    El funcionamiento del sistema de números de serie es el siguiente:

    Al añadir un albarán o una factura de compra tomando los datos de un pedido al proveedor, el programa desglosará el detalle poniendo tantas líneas como unidades se hayan pedido. Por ejemplo si se pidieron 3 artículos A, se desglosará como 1 artículo A, 1 artículo A y 1 artículo A. De esta forma puede ponerse el número de serie único de cada producto, ya sea manualmente o mediante lector  de código de barras.

    Al  pulsar grabar, se auto generarán los números de serie para aquellos artículos cuya columna "número de serie" esté en blanco y tengan marcado, en su ficha de artículo, el campo "Generar número de serie". Por ello debe primero marcar este campo en los artículos (Archivos -> Artículos -> Modificar) para los que quiera que se auto-genere el número de serie.

    Una vez generados los números de serie se imprimen automáticamente las etiquetas de los que se han generado. Si tiene que volverlas a imprimir, puede hacerlo en Listados -> Artículos -> Etiquetas por albaranes y Etiquetas por facturas de compra.

    En Empresa -> Mantenimiento -> Modificar -> pestaña Preferencias,  puede poner el nombre del formato de etiquetas que va a utilizar y marcar los campos "imprimir etiquetas de artículos en altas" y "sólo imprimir etiquetas con números de serie auto generados". El número de copias indica el número de etiquetas de cada que se imprimirán. Ponga 1 para que se imprima una etiqueta de cada artículo.

    El número de serie que se auto genera es un número correlativo que se toma de las Numeraciones de la empresa. Puede cambiar el número en Configurar -> Numeraciones Empresa. Por ejemplo si quiere empezar con el 10000 debe indicar último número: 9999.

    En albaranes y facturas de ventas, puede trabajar introduciendo sólo el número de serie (ya sea manualmente o mediante lector  de código de barras). El programa busca el artículo al que pertenece y llena y calcula toda la línea automáticamente. También puede introducirse el artículo y el número de serie. Entonces el programa comprueba que el número de serie corresponda al artículo avisando en caso de que no coincida. Si el número de serie no existe en compras, el programa muestra un aviso aunque permite continuar con la venta. Posteriormente hay que ver que ha pasado con este número de serie y arreglarlo manualmente.

    Para ver los movimientos (compras y ventas) de un número de serie determinado debe ir a Listados -> Artículos -> Movimientos por número de serie.

     

    En ambos casos ahorrará mucho tiempo si tiene marcado el campo "Poner unidades = 1 por defecto" en Configurar -> Preferencias -> Pestaña facturación, puesto que sólo tendrá que situarse en la columna del código de barras (o del número de serie) y leer los códigos de barras ya que las unidades se pondrán automáticamente a 1.