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MANUAL QFACWIN

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  • Campos del Archivo de Facturas

    En esta pantalla se detallan los distintos campos de la factura y las opciones de llenado del detalle partiendo de datos de presupuestos, pedidos o albaranes.

    Pantalla de detalle:

    añadir facturas

    ENLACES CON OTROS ARCHIVOS: En altas y modificaciones tenemos acceso (mediante los botones de búsqueda o pulsando F4 dentro de los campos que lo admitan) al mantenimiento de:

    • Código del cliente (de la empresa propietaria del archivo de clientes).
    • Grupos de Clientes (de la empresa propietaria del archivo de clientes).
    • Vendedor (de la empresa propietaria del archivo de vendedores).
    • Dirección de envío (en caso de ser distinta de la del cliente).
    • Dirección de facturación (en caso de ser distinta de la del cliente).
    • Almacén (de la empresa propietaria del archivo de almacenes).
    • Transportista (se muestra en la pestaña Envios si está marcada la casilla Imprimir etiquetas de transporte en facturas)
    • Formas de pago, medio y cuenta de cobro (pestaña Cobros, para cobros a cuenta).

    En consultas tenemos acceso al mantenimiento de artículos y categorías mediante los botones de búsqueda que aparecen al hacer clic o pulsando F4 dentro de los campos correspondientes.

    En consultas, al hacer doble clic sobre el campo número de pedido o clic en el botón "ver documento", se abre el pedido. En facturas por albaranes, los albaranes también pueden consultarse haciendo doble clic sobre la línea en la que se encuentran.


    DATOS DE PRESUPUESTOS, PEDIDOS Y ALBARANES

    En altas y modificaciones de facturas aparecen los botones que permiten facturar automáticamente un presupuesto o uno o más pedidos y para facturar albaranes. Al pulsarlo aparece la ventana de búsqueda con todos los presupuestos o pedidos pendientes (no servidos o servidos parcialmente). Si accede desde el archivo de facturas aparecerán todos los pendientes, una vez seleccionado el cliente o accediendo desde su suite, el programa mostrará únicamente los correspondientes a dicho cliente.

    Al seleccionar un presupuesto, el programa traspasa automáticamente todos los datos a la factura que estamos añadiendo y pide si queremos marcar el presupuesto como servido al grabar la factura.

    Al seleccionar datos de pedidos, se abre una ventana con los pedidos pendientes, puede seleccionar uno o más pedidos del mismo cliente e indicar, del total de unidades pedidas, aquellas que va a facturar. El programa traspasa automáticamente las unidades pendientes de servir (unidades pedidas - unidades servidas) a la factura que estamos añadiendo. Al grabar la factura, el programa acumula automáticamente las unidades incluidas en la factura en el campo unidades servidas del detalle del pedido. Si todos los artículos están servidos (unidades pedidas = unidades servidas) marca automáticamente el pedido como servido. Consulte selección de pedidos.

    La relación entre unidades servidas de un pedido y unidades entregadas de una factura se mantiene en bajas y modificaciones: si borramos una factura proveniente de un pedido, se descontarán las unidades servidas del pedido y si lo modificamos, se descontaran las unidades servidas anteriores y se acumularan las nuevas.

    Al pulsar el botón Albaranes se activa la casilla Facturación por albaranes y cambia la estructura de los campos del detalle de la factura para poder incluir los albaranes pendientes de facturar a fecha de la factura. Encontrará información más detallada en Facturación por albaranes del apartado Campos Destacables.

    -Llenado y exportación de líneas de detalle en CSV: La importación en CSV en documentos de compras y de ventas se realiza pulsando el botón derecho del ratón sobre la rejilla del detalle (en altas y modificaciones) y seleccionando la opción Importar CSV. Para exportar las líneas de detalle ya introducidas, en consultas, altas o modificaciones basta con seleccionar la opción Exportar CSV al pulsar el botón derecho del ratón sobre la rejilla del detalle.


    CAMPOS DESTACABLES DE LA FACTURA

    Serie y Número de factura: El valor de este campo es único para todo el archivo. En Altas no se permite añadir un registro cuya serie y número ya existan. Las series de facturación se crean en cada empresa en mantenimiento de empresas. Puede tener numeración automática. Consulte Numeraciones.

    Fecha factura: por defecto la del día en altas. Pulsando F4 o haciendo doble clic aparece el calendario.

    Código del cliente: El programa toma por defecto los siguientes datos del cliente: Grupo de clientes, zona (código postal), vendedor, tarifa a aplicar, si tiene Recargo de Equivalencia, si está exento de IVA, si tiene IRPF, % descuento artículos, % dto. PP, referencia del cliente, la dirección de facturación y de envío. Todos estos datos pueden modificarse manualmente en cada documento.

    Impresa: Este campo se marca automáticamente al imprimir una factura o guardarla como pdf.

    Cobrada: Es un campo automático que se activa cuando los recibos están cobrados. Sólo puede marcarse manualmente al añadir la factura para indicar que está cobrada. Si tiene activada la pantalla de cambio en Preferencias-> Impresoras/TPV, al añadir una factura y marcar manualmente la casilla cobrada, aparecerá la pantalla de cambio y, en caso de devolver cambio, se mostrará el importe devuelto en el recibo. Puede imprimir el importe recibido y el cambio devuelto si incluye los campos en el formato de impresión de facturas.

    Fecha liquidación de comisiones: Aparece automáticamente al calcular la liquidación de comisiones si marca la casilla Grabar comisiones como pagadas e introduce la fecha.

    Almacén: Si la empresa tiene el control de stock activado, se pide el almacén de dónde se sirven los artículos. Puede ser cualquier almacén que exista en el archivo de almacenes de la empresa. Por defecto se pone el almacén 0 que corresponde al almacén central.

    En los tres campos de concepto general, está disponible la función de conceptos automáticos. Teclee el código de 3 dígitos (por ejemplo el 001) en las tres primeras posiciones y automáticamente le aparecerá el concepto existente en el archivo de Conceptos Automáticos.

    IVA incluido: Si su empresa trabaja con IVA incluido, configure las tarifas que llevan el IVA incluido (ver tarifas y consolidación). Puede tener tarifas con IVA incluido para clientes finales, para la tienda virtual y tarifas normales sin el IVA para distribuidores, etc.

    En presupuestos, pedidos, albaranes y facturas cuando se aplica una tarifa con IVA incluido, se calcula la base imponible en función del total mediante la fórmula Base = Total / 1,xx siendo xx el porcentaje del IVA.
    En estos casos, el diseño de la factura o tique debe incluir un literal de IVA incluido y normalmente no se imprime la base imponible.

    Los campos Exento de IVA y Recargo de Equivalencia se toman por defecto de lo indicado en el cliente, aunque pueden cambiarse en cada documento.

    Facturación por albaranes: Si se marca aparece un cuadro con todos los albaranes pendientes (no facturados) del cliente de fecha anterior a la fecha de factura. Se muestra un resumen con el número de albarán, la fecha, el pedido y el total. Puede seleccionar uno por uno, todos, o quitar los albaranes ya seleccionados. El programa calculará automáticamente en función de los albaranes y al grabar pondrá el número de factura en cada albarán. Al consultar una factura por albaranes puede acceder al contenido de un albarán haciendo doble clic con el ratón sobre el registro correspondiente. Al modificarla puede acceder y modificar los albaranes. También puede modificar el título de los albaranes para que se imprima según sus necesidades.

    Descuentos: En facturas existen tres tipos de descuentos:

    • Descuento por línea: Se aplica a cada artículo, servicio o línea de facturación. Puede introducirse cualquier % de hasta 4 decimales o el importe del descuento y puede ser distinto en cada línea. El programa lo calcula sobre la base del descuento y lo resta de ella, poniendo el resultado en el campo importe con el descuento ya calculado. Este porcentaje se toma por defecto del artículo.
    • Descuento General: Se aplica sobre todos los artículos que tengan el campo Dto. General = S, tomando como base el campo importe (que podría incluir los descuentos por línea) El porcentaje aplicado es el mismo para todos los artículos y se pone en el campo Dto. Artículo de la factura. Este porcentaje se toma por defecto del cliente, pero puede variarse en cada factura.
    • Descuento pronto pago: Se aplica sobre las bases resultantes después de aplicar el descuento general y antes de calcular impuestos. El porcentaje aplicado es el mismo para toda la factura y se pone en el campo Dto. P.P. de la factura. Este porcentaje se toma por defecto del cliente, pero puede variarse en cada factura.

    Imprimir en segunda moneda. Este campo se muestra cuando la empresa tenga definida una segunda moneda, si se marca esta casilla, al imprimir, el programa recalcula e imprime toda la factura en la segunda moneda.

    Al activar el módulo FACTURAE que genera las facturas en formato Facturae (España) y las firma digitalmente en base al certificado del emisor, se muestra la pestaña Factura(2) en la que indicar algunos campos específicos (fechas de inicio y fin del período de facturación de Facturae) y los necesarios para las rectificativas. En la pestaña Recibos deberá indicar la forma de pago de facturae.

    Si tiene marcada la opción activar paquetería en preferencias e imprimir etiquetas de transporte en facturas, se activa la pestaña envío con los campos:
    Tipo de Portes se toma del cliente es un campo descriptivo para incluir el tipo de portes (debidos, pagados, etc), Peso, Número de Bultos (se suman los bultos indicados en el detalle). Si también está marcado el campo incorporar pesos se mostrarán los pesos de los artículos en las líneas de detalle y se sumarán, anotando el total en la casilla peso. Si no está marcado, puede indicar manualmente el peso total. Al imprimir la factura se imprimirán también las etiquetas para los paquetes. Puede especificar el formato de etiquetas de transporte a nivel de transportista incluyéndolo en la ficha del transportista, independientemente del formato que se aplique por defecto definido para la Empresa.


    Temas relacionados:

    Recibos.
    Pagos a cuenta.
    Líneas de detalle en facturas.
    Opciones generales de mantenimiento.